1. Home
  2. Práce s projekty
  3. Šablony projektů a přidávání úkolů ze šablony

Šablony projektů a přidávání úkolů ze šablony

Máte zavedené procesy pro opakované činnosti? Pokud ne, je čas s tím začít. Šablony ve Freelu vám pomohou postup držet pohromadě. Typové projekty, opakované aktivity, postup s checklistem – na nic důležitého s týmem nezapomenete.

Ukázka šablony projektu ve Freelu.
Ukázka šablony projektu ve Freelu.

Vytvoření šablony

Aby váš tým mohl používat šablony pro jednotlivé úkoly, To-Do listy nebo celé projekty, je potřeba nejprve vytvořit šablonu projektu.

1. Nová šablona projektu

Šablonu projektu můžete vytvořit zcela novou a postupně definovat postup přidáváním To-Do listů s úkoly, chytrými podúkoly a podúkoly. Přejděte do sekce Projekty > Všechny projekty.

 V modré horní liště klikni na Projekty > Všechny projekty.
V modré horní liště klikněte na Projekty > Všechny projekty.

Nahoře vpravo rozbalte další nabídku u tlačítka Přidat projekt > Přidat šablonu. Po kliknutí se zobrazí formulář. Je podobný jako při vytváření nového projektu.

Vyber Vytvořit šablonu pro vyvolání formuláře.
Vyberte Vytvořit šablonu pro vyvolání formuláře.

Formulář k nové šabloně

K vytvoření je potřeba zadat pouze název šablony a kdo je kapitán = vlastník šablony.

Upozornění

Kapitán šablony by měl být vždy ten uživatel, který je vlastníkem placeného tarifu. Pokud nejste kapitán, ale máte roli Projekťáka (součástí i role Firemního kapitána), můžete šablonu založit pod kapitánem.

Formulář k vytvoření nové šablony projektu.
Formulář k vytvoření nové šablony projektu.

Následně se zobrazí prázdný projekt, kde je potřeba zadat To-Do listy, úkoly a podúkoly.

K šabloně doporučujeme přizvat uživatele, které lze přednastavit jako řešitele úkolů a mohou šablonu sami použít. Zde můžete nastavit i termíny k úkolům a podúkolům.

Přizvání uživatele do šablony

Aby šablonu mohli používat kolegové a lidé z týmu, je potřeba, aby k ní byli přizvaní. Poté mohou používat šablony jednotlivých úkolů při vytváření nových a budou předpřiřazení řešitelé, pokud je tak nastavíte.

Ukázka prázdné/nové šablony projektu.
Ukázka prázdné/nové šablony projektu.

V jednotlivých pod/úkolech můžete sepsat Popisy úkolů, které slouží jako zadání. Nový projekt se vytvoří rovnou s nimi.

Ukázka šablony úkolu, který má předpřipravené podúkoly a zadání v popisu úkolu.
Ukázka šablony úkolu, který má předpřipravené zadání v popisu úkolu.

2. Šablona z existujícího projektu

Pokud máte aktivní projekt s dobře definovanou strukturou, můžete vytvořit šablonu přímo z něj. V takovém případě se vytvoří nová šablona projektu, do které se uloží:

Pozor!

Do šablony z existujícího projektu se nepropisují termíny úkolů. Můžete si je nastavit pomocí funkce plovoucí termíny.

Na detailu projektu najdete vpravo nahoře ozubené kolečko nastavení > Vytvořit šablonu z projektu. Okamžitě se vytvoří nová šablona, která bude mít stejný název jako daný projekt. Název můžete upravit.

Jak vytvořit šablonu projektu z existujícího projektu.
Jak vytvořit šablonu projektu z existujícího projektu.

Šablonu můžete dále upravovat/doplnit.

3. Šablona z archivovaného projektu

V případě, že archivujete dobře strukturovaný Projekt, můžete z něj jednoduše vytvořit Šablonu. Do Šablony se propíšou stejné informace jako při tvorbě z aktivního Projektu:

Jak vytvořit šablonu z Archivovaného Projektu.
Jak vytvořit šablonu z Archivovaného Projektu.

Nový projekt ze šablony

Nový projekt z definované šablony vytvoříte kliknutím na Vytvořit projekt v horní fialové liště.

Ve fialové liště klikni na Vytvořit projekt.
Ve fialové liště klikněte na Vytvořit projekt.

Zobrazí se formulář, kde vyplníte údaje nově vznikajícího projektu:

  • název projektu,
  • datum, od kdy se nastavení termíny úkolů a podúkolů, které jsi přednastavil v šabloně,
  • uživatele, kteří budou v projektu (defaultně budou vybraní uživatelé, kteří jsou řešiteli pod/úkolů v šabloně),
  • výchozí zobrazení projektu (lze později změnit),
  • měnu (nelze později měnit),
  • kapitána (vlastníka) projektu – vždy ten uživatel, který platí tarif.

Potvrdíte přes Vytvořit projekt.

Formulář pro nový projekt ze šablony.
Formulář pro nový projekt ze šablony.

Jak funguje datum, od kterého vznikají termíny pod/úkolů?

Ve formuláři v části Vyber datum, od kterého vzniknou termíny úkolů. Zvolíte datum, od kterého se nastaví zadané termíny úkolů a podúkolů v šabloně.

Například: Zadám datum, od kterého se nastaví termíny na 15. září. U pod/úkolů mám přednastavené plovoucí termíny na -10, -3, +5, +10 dní. Vzniknou úkoly s termíny na 5., 12. a 25. září.

Nový To-Do list ze šablony

Z existujících šablon lze do aktivního projektu přidat jeden nebo více To-Do listů s:

  • úkoly i podúkoly,
  • přiřazeným řešitelem,
  • předdefinovanými termíny.

Přejděte na výpis úkolů a přes zelenou šipku vyberte Přidat ze šablony… a už jen vyberte ze svých šablon jeden nebo více To-Do listů.

Ukázka, jak do aktivního projektu přidat To-Do list(y) ze šablony.
Ukázka, jak do aktivního projektu přidat To-Do list(y) ze šablony.
Upozornění

To-Do listy ze šablony přidáte do projektu v zobrazení Řádků, Sloupců a Tabulky. Tuto možnost naopak nenajdete v Timeline a Mind mapě.

Objeví se výpis šablon. Vyberte To-Do list(y) napříč šablonami a potvrďte přidání přes Vložit vybrané úkoly.

Ukázka, jak přidat sadu úkolů a celé To-Do listy.
Ukázka, jak přidat sadu úkolů a celé To-Do listy.

Nový pod/úkol ze šablony

Z existujících šablon lze přidat úkol(y) s checklistem nebo postupem v podúkolech. Mohou mít předpřiřazeného řešitele, termín i zadání v Popisu úkolu.

Přejděte na detail projektu a přes šipečku u tlačítka Přidat úkol, vyberte Přidat ze šablony… a vyberte ze svých šablon jeden nebo více úkolů.

Jak přidat úkol s podúkoly ze šablony.
Jak přidat úkol s podúkoly ze šablony.

Ze seznamu vyberte úkoly, které chcete přidat. Mohou v nich být rovnou i podúkoly. Pokud máte v šabloně definovaný termín, nastavte dole Termíny nastavit od data a od toho dne se budou počítat. Úkoly uložte kliknutím na tlačítko Vložit vybrané úkoly.

Jak na přidání podúkolu

Hromadně můžete přidat celý list podúkolů k již existujícímu úkolu. Přejděte na detail úkolu a klikněte na šipečku u zeleného tlačítka Přidat podúkoly > Přidat podúkoly ze šablony…

Ukázka, jak přidat podúkoly ze šablony.
Ukázka, jak přidat podúkoly ze šablony.

Podobně jako u přidávání úkolu se zobrazí list s úkoly, které mají podúkoly. Vyberte, které chcete do úkolu přidat a potvrďte tlačítkem Vložit vybrané podúkoly.

Funkce šablon projektů

Využití šablon pro základní procesy

Do jakéhokoli aktivního projektu můžete přidávat ze šablon nadefinované celé To-Do listy ze šablon. A také předdefinované úkoly a podúkoly, které si připravíte v šabloně projektu.

Přidání To-Do listu ze šablony do projektu.
Přidání To-Do listu ze šablony do projektu.

Kanban a workflow

Všechny úkoly můžete mít přehledně jako na tabuli. Stačí ze šablony vytvořit nový projekt s předdefinovanými sloupci jako tvé workflow. Ve Freelu lze přepnout z To-Do listů pod sebou do To-Do listů ve sloupcích vedle sebe – takovému zobrazení se říká Kanban. Sloupce pak můžete pojmenovat podle fází, ve kterých se úkoly nacházejí.

Můžete k tomu využít naši šablonu. Stačí zkopírovat z veřejné databáze šablon.

Takto může vypadat šablona projektu v kanban/sloupcovém zobrazení.
Takto může vypadat šablona projektu v kanban/sloupcovém zobrazení.

Sdílení s týmem

Do šablony projektu můžete zvát další uživatele. Díky tomu lze sdílet šablonu s dalšími uživateli, kteří ji mohou také používat a máte jistotu, že se budou všichni držet stejného postupu.

Přejděte do sekce Uživatelé. Do té se dostanete přes detail šablony nebo v jakémkoli zobrazení úkolů přes horní menu.

Přes sekci Uživatelé na detailu šablony přizvi i další uživatele.
Přes sekci Uživatelé na detailu šablony přizvěte další uživatele.

Přidejte další členy týmu přes zelené +, se kterými chcete šablonu sdílet. Mohou to být existující uživatelé Freela nebo zcela noví.

Ukázka, jak přizvat uživatele do šablony.
Ukázka, jak přizvat uživatele do šablony.

Uživatelům můžete už v šabloně nastavit hodinovou sazbu nebo roli správce, oboje se přenese do projektu vytvořeného ze šablony.

Uživatele, které přizvete k šabloně, můžete nastavit jako výchozí řešitele úkolů. To znamená, že ve chvíli, kdy ze šablony vytvoříte projekt, budou u daných úkolů nastaveni jako řešitelé automaticky.

Popis úkolu v šablonách

V šabloně můžete přidat i Popis úkolu. Můžete ho kdykoli smazat či upravit. Pokud se rozhodnete Popis úkolu smazat, zůstane pole prázdné. Tímto způsobem lze stále zobrazit historii popisu i po jeho odstranění.

Možnost smazání popisu úkolu.
Kde najdete možnost smazání Popisu úkolu

Plovoucí termíny v šablonách

V šabloně můžete nastavit klouzavé termíny (např. +7 dní/-7 dní). Termín úkolu se nastaví na zadaný počet dní od vytvoření úkolu (vytvoření úkolu nebo projektu ze šablony). Když vytváříte projekt ze šablony, můžete zvolit datum, od kdy budou vznikat termíny úkolů.

Klikněte na ikonu kalendáře a ve formuláři vyberte termín. Nebo využijte klávesou zkratkukurzor myši nad pod/úkolem + T, navolte plovoucí termín šipkami a uložte klávesou Enter.

U úkolu klikni na ikonu kalendáře pro přidání termínu.
U úkolu klikni na ikonu kalendáře pro přidání termínu.
Termín lze nastavit na −/+X dní od vytvoření projektu ze šablony.
Termín lze nastavit na −/+X dní od vytvoření projektu ze šablony.
Když vytvářím projekt ze šablony, volím, od kdy budou termíny vznikat.
Když vytváříte projekt ze šablony, volíte, od kdy budou termíny vznikat.

Podívejte se na video, kde vám Karel ukáže, jak vytvářet šablony a využít je pro řízení procesů.

Co všechno se přenáší ze šablony do nového projektu

Šablony formou textu

Každou šablonu můžete mít v textové podobě, která má přesně definovaný formát.

Ve Wordu nebo jiném textovém editoru si tak můžete jednoduše připravit třeba strukturu nového projektu. Stačí v textu dodržet tato pravidla:

= Název To-Do listu

Název úkolu

– Název chytrého podúkolu

–Název podúkolu

Takhle vypadá připravená struktura projektu v textové podobě.
Takhle vypadá připravená struktura projektu v textové podobě.

Kromě samotné struktury můžete v textové šabloně připravit i další složky, jako je priorita, řešitel nebo první komentáře pod/úkolů. Zajímá vás, jak konkrétně?

Nastavení priority v textové šabloně

Název pod/úkolu !!číslo 1-3 pro nastavení priority (1= nízká priorita, 2= střední priorita, 3= vysoká priorita)

Nastavení priority v textové podobě.
Nastavení priority v textové podobě.

Nastavení řešitele v textové šabloně

Název pod/úkolu @@ID uživatele pro přiřazení řešitele

Takhle nastavíš prioritu v textové podobě.
Nastavení řešitele v textové podobě.
Kde najít ID uživatele?

  • Kliknutím na ikonu uživatelů. Zobrazí se menu uživatelů. Po pravé straně uvidíte ID uživatel, které si můžete kliknutím zkopírovat do schránky.
  • Pokud máte otevřený konkrétní profil, je ID uživatele číslo za posledním lomítkem URL adresy.
  • Kdekoliv jinde ve Freelu stačí najet kurzorem na uživatele a stejnou URL s uživatelským ID naleznete v levém spodním rohu obrazovky.

Nastavení popisu úkolu v textové šabloně

Název pod/úkolu ::text popisu úkolu

Ukázka nastavení komentáře z textové šablony.
Ukázka nastavení komentáře z textové šablony.

HTML kód v popisu v textové šabloně

Název pod/úkolu:: text popisu úkolu ve formátu HTML

V textové šabloně pro Popis úkolu můžeš využít i HTML.
V textové šabloně pro Popis úkolu můžete využít i HTML.

Nastavení termínu v textové šabloně

Název pod/úkolu//termín (počet dní, za který se termín nastaví, tj. zítra=1, pozítří=2, atd. NEBO konkrétní datum, které může být doplněno i časovým údajem)

Takhle můžeš nastavit termín v textové šabloně.
Takto můžete nastavit termín v textové šabloně.

Podrobnosti k nastavení termínu úkolu v textu naleznete zde.

K vytvoření textové šablony z existující struktury se hodí funkce exportu. Exportovat můžete strukturu To-Do listu, úkolu i podúkolu. Jak na to najdete zde.

Jak přidat textovou šablonu

Formou kopírovaného textu můžete vytvořit To-Do listy s úkoly a podúkoly nebo jeden úkol s podúkoly. Ušetříte spoustu klikání při zakládání po jednom.

Celý projekt nebo To-Do list

Sepsanou textovou šablonu můžete přidat do prázdného nebo už rozjetého projektu. Tímto způsobem lze vytvořit celé seznamy To-Do listů s úkoly a podúkoly nebo jen jeden To-Do list s danou strukturou.

Vedle názvu Úkoly klikněte na zelenou šipku a vyberte Přidat více prvků… Tato možnost není v pohledu Mind mapy.

Přidání textové šablony.
Přidání textové šablony.
Upozornění

Textovou šablonu nejde vkládat v pohledu Mind mapy. Ve všech ostatních ano.

Objeví se formulář, kam vložíte zkopírovanou strukturu nebo sepíšete novou. Zadejte v požadované struktuře a potvrďte přes Uložit.

Formulář pro přidání textové šablony.
Formulář pro přidání textové šablony.

Struktura úkolu s podúkoly

Funkce Přidat více úkolů… se hodí, když chcete přidat několik úkolů najednou. Na konci To-Do listu (v případě kanbanu na začátku) klikněte na šipku u tlačítka Přidat úkol a zvolte Přidat více úkolů…

Jak přidat několik úkolů najednou.
Jak přidat několik úkolů najednou.

Ve formuláři můžete vypsat jednotlivé úkoly na řádky (co řádek, to jeden název úkolu) a případně k nim s pomlčkou před názvem sepsat i chytré podúkoly nebo se dvěma pomlčkami podúkoly. Můžete zadat i prioritu, řešitele nebo popis úkolu, jak popisujeme tady.

Potvrďte přes zelené tlačítko Uložit.​

Takhle přidáš více úkolů i podúkolů najednou.
Takhle přidáte více úkolů i podúkolů najednou.

Hromadné nastavení řešitele a termínu

V tomto kroku můžete pro všechny úkoly a podúkoly nastavit jednoho řešitele a stejný termín.

  • V sekci Kdo úkol řeší zvolíte řešitele.
  • Můžete nastavit termín úkolů nebo plovoucí termín.

Převod šablony

Stejným způsobem jako převod projektu na jiného kapitána funguje i převod šablony. Může se stát, že při nastavování struktury projekťáci vytvoří šablony pod svými účty a nebo se časem změní šéf/kapitán vašeho týmu.

Pro takové případy máme funkci převod šablony na jiného vlastníka.

Přejděte do sekce Projekty v modré horní liště > Všechny projekty > u tlačítka Přidat projekt rozbalte nabídku pod šipkou > Vyžádat od uživatelů/Převést na uživatele.

Můžete převést vlastní šablony na jiného uživatele – ideálně kapitána s placeným účtem, přes Převést na uživatele. Nebo lze vyžádat převod šablony, do které jste přizváni a vlastní ji jiný uživatel – Vyžádat od uživatelů.

Můžeš převést vlastní šablony nebo je vyžádat od někoho jiného.
Můžete převést vlastní šablony nebo je vyžádat od někoho jiného.

Převod šablony na jiného uživatele

Pokud chcete vlastní šablonu převést na někoho jiného, je potřeba zaškrtnout checkbox u názvu šablony a dole zvolit nového vlastníka šablony > Komu chcete projekty převést? Převod potvrďte přes Převést vybrané projekty.

Jak převést vlastní šablonu na jiného uživatele.
Jak převést vlastní šablonu na jiného uživatele.

Vyžádání šablony od jiného uživatele

Na stránce Všechny projekty přejděte k tlačítku Přidat projekt a rozbalte nabídku pod šipkou > Vyžádat od uživatelů.

Pro převod šablony klikni přes šipku na možnost Vyžádat převod od uživatelů.
Pro převod šablony klikněte  přes šipku na možnost Vyžádat převod od uživatelů.

Zobrazí se vám tabulka, kde v dolní části je seznam šablon ostatních uživatelů. Vyžádat převod šablony můžete pouze u takové šablony, u které jste přizváni. Přes checkboxy zvolíte šablony, které chcete vlastnit, a potvrdíte přes Vyžádat převod projektů.

Jak vyžádat převod šablony od jiného uživatele pod tvůj účet.
Jak vyžádat převod šablony od jiného uživatele pod tvůj účet.

Databáze šablon

Využijte veřejnou databázi šablon projektů, procesů, checklistů a postupů. Zadávání stejných úkolů zvládnete s Freelem během pár kliknutí. Dáváme je dohromady se specialisty z různých oborů:

  • Web – šablony z oblasti webu, například checklisty o bezpečnosti, SEO, analyzování
  • Projektové řízení – předejděte problémům při řízení s těmito šablonami
  • Marketing – inspirace, jak na kvalitní reklamu a vše s tím spojené
  • Sales – k uzavření obchodu potřebujete dobrou strategii
  • HR – mějte tým snů, inspirujte se šablonami od předních HR profíků
  • Branding – checklisty, co vám pomohou budovat značku
  • Zákaznická péče – jak dosáhnout zákaznické spokojenosti v několika bodech
  • Eventy – uspořádat úspěšnou akci bude s touto šablonou hračka
  • Právo – checklist, který vám usnadní ne vždy příjemné papírování
  • Různé – všehochuť, od přípravy školení po úklid kanceláře

Jejich užití je opravdu jednoduché, stačí zkopírovat text šablony. Koukněte na video:

Updated on 15.7.2024
Was this article helpful?