1. Home
  2. Práce s projekty
  3. Šablony projektů a přidávání úkolů ze šablony

Šablony projektů a přidávání úkolů ze šablony

Máte zavedené procesy pro opakované činnosti? Pokud ne, je čas s tím začít. Šablony ve Freelu ti  pomohou postup držet pohromadě. Typové projekty, opakované aktivity, postup s checklistem – na nic důležitého nezapomenete.

Ukázka šablony projektu ve Freelu.
Ukázka šablony projektu ve Freelu.

Vytvoření šablony

Aby tvůj tým mohl používat šablony pro jednotlivé úkoly, To-Do listy nebo celé projekty, je potřeba nejprve vytvořit šablonu projektu.

1. Nová šablona projektu

Šablonu projektu můžeš vytvořit zcela novou a postupně definovat postup přidáváním To-Do listů s úkoly, chytrými podúkoly a podúkoly. Přejdi do sekce Projekty > Všechny projekty.

V modré horní liště klikni na Projekty > Všechny projekty.
V modré horní liště klikni na Projekty > Všechny projekty.

Nahoře v levém sloupci najdeš tlačítko Vytvořit šablonu. Po kliknutí se zobrazí formulář. Je podobný jako při vytváření nového projektu.

Vyber Vytvořit šablonu pro vyvolání formuláře.
Vyber Vytvořit šablonu pro vyvolání formuláře.

Formulář k nové šabloně

K vytvoření je potřeba zadat pouze název šablony a kdo je kapitán = vlastník šablony.

Kapitán šablony by měl být vždy ten uživatel, který ti přidělil roli Projekťáka a je vlastníkem placeného tarifu.

Formulář k vytvoření nové šablony projektu.
Formulář k vytvoření nové šablony projektu.

Následně se zobrazí prázdný projekt, kde je potřeba zadat To-Do listy, úkoly a podúkoly. K šabloně doporučujeme přizvat uživatele, které lze přednastavit jako řešitele úkolů a mohou šablonu sami použít. Zde můžeš nastavit i termíny k úkolům a podúkolům.

Přizvání uživatele do šablony

Aby šablonu mohli používat kolegové a lidé z týmu, je potřeba, aby k ní byli přizvaní. Poté mohou používat šablony jednotlivých úkolů při vytváření nových a budou předpřiřazení řešitelé, pokud je tak nastavíš.

Ukázka prázdné/nové šablony projektu.
Ukázka prázdné/nové šablony projektu.

V jednotlivých úkolech a podúkolech můžeš sepsat první komentáře, které slouží jako zadání. Nový projekt se vytvoří rovnou s nimi.

Ukázka šablony úkolu, který má podúkoly se zadáním v prvním komentáři.
Ukázka šablony úkolu, který má podúkoly se zadáním v prvním komentáři.

2. Šablona z existujícího projektu

Pokud máš aktivní projekt s dobře definovanou strukturou, můžeš vytvořit šablonu přímo z něj. V takovém případě se vytvoří nová šablona projektu, které zadáš název a následně se uloží celé To-Do listy s úkoly, podúkoly a štítky. Do šablony se přidají i již dokončené úkoly.

Pozor!

Tento postup nezachová komentáře – ani ty první, ve kterých můžeš mít sepsané zadání. Doporučujeme zadání v šabloně projektu doplnit ručně.

Na detailu projektu najdeš v pravo nahoře ozubené kolečko nastavení > Vytvořit šablonu z projektu. Okamžitě se vytvoří nová šablona, která bude mít stejný název jako daný projekt. Můžeš ho upravit.

Jak vytvořit šablonu projektu z existujícího projektu.
Jak vytvořit šablonu projektu z existujícího projektu.
Ukázka šablony projektu z existujícího projektu.
Ukázka šablony projektu z existujícího projektu.

Šablonu můžeš upravit/doplnit, přizvat k ní uživatele, které můžeš přednastavit jako řešitele, definovat termíny, přidat k úkolům zadání atp.

Nový projekt ze šablony

Nový projekt z definované šablony vytvoříš kliknutím na Vytvořit nový projekt v horní fialové liště.

Ve fialové liště klikni na Vytvořit nový projekt.
Ve fialové liště klikni na Vytvořit nový projekt.

Zobrazí se formulář, kde zadáš název projektu. Dále vyplníš datum od kdy se nastaví termíny úkolů a podúkolů, které jsi přednastavil v šabloně. Poté vybereš řádkové nebo sloupcové zobrazení projektu, měnu (nelze později změnit) a nastavíš kapitána (vlastníka) projektu – zde by měl být vždy ten uživatel, který platí tarif. Potvrdíš přes Vytvořit projekt.

Vytvoření nového projektu ze šablony.
Vytvoření nového projektu ze šablony.

Jak funguje datum, od kterého vznikají termíny úkolů?

Ve formuláři v části Vyber datum, od kterého vzniknou termíny úkolů. zvolíš datum, od kterého se nastaví zadané termíny úkolů a podúkolů v šabloně.

Například: Zadám datum, od kterého se nastaví termíny na 15. U úkolů mám přednastavený termín na +1, +5, +10 dní. Vzniknou úkoly s termíny na 16., 20. a 25.

Nový To-Do list ze šablony

Prvně vytvoř šablonu projektu, jako je popsané výše. Ze šablony projektu lze přidat jeden nebo více To-Do listů s listem úkolů i podúkolů, přiřazeným řešitelem i termínem.

Přejdi na detailu projektu a přes šipečku u červeného nadpisu To-Do listy klikni na Přidat ze šablony… a už jen vyber ze svých šablon jeden nebo více To-Do listů.

Jak do Freela přidat To-Do list s úkoly.
Ukázka, jak do Freela přidat To-Do list s úkoly.

Objeví se výpis seznamu úkolů, kde můžeš naklikat několik celých To-Do listů. Přidání potvrdíš přes Vložit vybrané úkoly.

Ukázka, jak přidat sadu úkolů a celé To-Do listy.
Ukázka, jak přidat sadu úkolů a celé To-Do listy.

Nový pod/úkol ze šablony

Prvně vytvoř šablonu projektu, jako je popsané výše. Ze šablony projektu lze přidat úkol s checklistem nebo postupem v podúkolech. Mohou mít předpřiřazeného řešitele, termín i zadání v prvním komentáři.

Přejdi na detailu projektu a přes šipečku u tlačítka Přidat úkol, vyber Přidat ze šablony… a už jen vyber ze svých šablon jeden nebo více úkolů.

Jak přidat úkol ze šablony.
Jak přidat úkol s podúkoly ze šablony.

Ze seznamu vyber úkoly, které chceš přidat. Mohou v nich být rovnou i podúkoly. Pokud máš v šabloně definovaný termín, nastav dole Termíny nastavit od data a od toho dne se budou počítat. Úkoly ulož kliknutím na tlačítko Vložit vybrané úkoly.

Ukázka, jak do projektu přidat úkoly ze šablony.
Ukázka, jak do projektu přidat úkoly ze šablony.

Jak na přidání podúkolu

Hromadně můžeš přidat celý list podúkolů k již existujícímu úkolu. Přejdi na detail úkolu a klikni na šipečku u zeleného tlačítka Přidat podúkoly > Přidat podúkoly ze šablony…

Jak přidat podúkoly ze šablony.
Ukázka, jak přidat podúkoly ze šablony.

Podobně jako u přidávání úkolu se zobrazí list s úkoly, které mají podúkolu. Vyber, které chceš do úkolu přidat a potvrď tlačítkem Vložit vybrané podúkoly.

Funkce šablon projektů

Využití šablon pro základní procesy

Do jakéhokoli aktivního projektu můžeš přidávat ze šablon nadefinované celé To-Do listy ze šablon.

Přidání To-Do listu ze šablony do projektu.
Přidání To-Do listu ze šablony do projektu.

Přidávat můžeš předdefinované úkoly a podúkoly, které si zadáš v šabloně projektu.

Jak přidat úkol ze šablony.
Jak přidat úkol s podúkoly ze šablony.
Jak přidat podúkoly ze šablony.
Jak přidat podúkoly ze šablony.

Kanban a workflow

Všechny úkoly můžeš mít přehledně jako na tabuli. Stačí ze šablony vytvořit nový projekt s předdefinovanými sloupci jako tvé workflow. Ve Freelu lze přepnout z To-Do listů pod sebou do To-Do listů ve sloupcích vedle sebe – takovému zobrazení se říká Kanban. Sloupce pak můžeš pojmenovat podle fází, ve kterých se úkoly nacházejí.

Můžeš k tomu využít naší šablonu. Stačí zkopírovat z veřejné databáze šablon.

Takto může vypadat šablona projektu v kanban/sloupcovém zobrazení.
Takto může vypadat šablona projektu v kanban/sloupcovém zobrazení.

Sdílení s týmem

Do šablony projektu můžeš zvát další uživatele. Díky tomu lze sdílet šablonu s dalšími uživateli, kteří ji mohou také používat a máš jistotu, že se budou všichni držet stejného postupu.

Na detailu šablony přes sekci Uživatelé můžeš přidat další členy týmu přes zelené +, se kterými chceš šablonu sdílet. Mohou to být existující uživatelé Freela nebo zcela noví.

Přes sekci Uživatelé na detailu šablony přizvi i další uživatele.
Přes sekci Uživatelé na detailu šablony přizvi i další uživatele.
Jak přidat uživatele k šabloně projektu.
Jak přidat uživatele k šabloně projektu.

Uživatele, které přizveš k šabloně, můžeš nastavit jako výchozí řešitele úkolů. To znamená, že ve chvíli, kdy ze šablony vytvoříš projekt, budou u daných úkolů nastaveni jako řešitelé automaticky.

Plovoucí termíny v šablonách

V šabloně můžeš nastavit klouzavé termíny (např. +7 dní). Termín úkolu se nastaví na zadaný počet dní od vytvoření úkolu (vytvoření úkolu nebo projektu ze šablony). Když vytváříš projekt ze šablony, můžeš zvolit datum, od kdy budou vznikat termíny úkolů.

Klikni na ikonu tužky pro editaci a ve formuláři vyber termín.

U úkolu klikni na ikonu tužky pro přidání termínu.
U úkolu klikni na ikonu tužky pro přidání termínu.
Termín nastavíš na + XX dní od vytvoření projektu ze šablony.
Termín nastavíš na + X dní od vytvoření projektu ze šablony.
Když vytvářím projekt ze šablony, volím, od kdy budou termíny vznikat.
Když vytvářím projekt ze šablony, volím, od kdy budou termíny vznikat.

Podívej se na video, kde ti Karel ukáže, jak vytvářet šablony a využít je pro řízení procesů.

Co všechno se přenáší ze šablony do nového projektu

  • Struktura To-Do listů, úkolů a chytrých podúkolů
  • Poznámky
  • Přiřazení tobě samotnému
  • Přiřazení uživatelů k úkolům, za podmínky, že je uživatel přizvaný k šabloně projektu
  • Nastavení plovoucích termínů na základě datumu, kdy se nový projekt ze šablony vytvoří
  • První komentář (zadání) úkolu nebo podúkolu

Šablony formou textu

Každou šablonu můžeš mít v textové podobě, ta musí mít přesně definovaný formát. Takto definovaný postup si můžeš sepsat třeba ve Wordu.

= Název To-Do listu

Název úkolu

– Název podúkolu

Ukázka textové šablony ve Freelu.
Ukázka textové šablony ve Freelu.

K tomu se hodí funkce na exportování existující struktury ve Freelu. Exportovat můžeš strukturu To-Do listu, úkolu i podúkolu. Jak na to najdeš tady.

Jak přidat textovou šablonu

Formou kopírovaného textu můžeš vytvořit To-Do listy s úkoly a podúkoly nebo jeden úkol s podúkoly. Ušetříš spoustu klikání při zakládání po jednom.

Celý projekt nebo To-Do list

Sepsanou textovou šablonu můžeš přidat do prázdného nebo už rozjetého projektu. Tímto způsobem lze vytvořit celé seznamy To-Do listů s úkoly a podúkoly nebo jen jeden To-Do list s danou strukturou.

Vedle červeného názvu To-Do listy klikni na šipečku v zeleném tlačítku a vyber Přidat více prvků… 

Přidání textové šablony.
Přidání textové šablony.

Objeví se formulář, kam vložíš zkopírovanou strukturu nebo sepíšeš novou. Zadej v požadované struktuře a potvrď přes Uložit.

Formulář pro přidání textové šablony.
Formulář pro přidání textové šablony.

Struktura úkolu s podúkoly

Funkce Přidat více úkolů se hodí, když chceš přidat několik úkolů najednou. Na konci To-Do listu klikni na šipečku u tlačítka Přidat úkol a zvol Přidat více úkolů…

Jak přidat několik úkolů najednou.
Jak přidat několik úkolů najednou.

Ve formuláři můžeš vypsat jednotlivé úkoly na řádky (co řádek, to jeden název úkolu) a případně k nim s pomlčkou před názvem sepsat i podúkoly. Potvrď přes zelené tlačítko Uložit.​

Hromadné přidání úkolů a podúkolů.
Hromadné přidání úkolů a podúkolů.

Hromadné nastavení řešitele a termínu

V tomto kroku můžeš pro všechny úkoly a podúkoly nastavit jednoho řešitele a stejný termín.

  • V sekci Kdo úkol řeší zvolíš řešitele.
  • Můžeš nastavit termín úkolů nebo plovoucí termín.

Převod šablony

Stejným způsobem jako převod projektu na jiného kapitána funguje i převod šablony. Může se stát, že při nastavování struktury projekťáci vytvoří šablony pod svými účty a nebo se časem změní šéf/kapitán vašeho týmu.

Pro takové případy máme funkci převod šablony na jiného vlastníka.

Přejdi do sekce Projekty v modré horní liště > Všechny projekty > Převody projektů.

Převod šablony je skrytý pod tlačítkem Převody projektů.
Převod šablony je skrytý pod tlačítkem Převody projektů.

Můžeš převést vlastní šablony na jiného uživatele – ideálně kapitána s placeným účtem, přes Převést na uživatele. Nebo lze vyžádat převod šablony, do které jsi přizvaný a vlastní ji jiný uživatel – Vyžádat od uživatelů.

Můžeš převést vlastní šablony nebo je vyžádat od někoho jiného.
Můžeš převést vlastní šablony nebo je vyžádat od někoho jiného.

Převod šablony na jiného uživatele

Pokud chceš vlastní šablonu převést na někoho jiného, je potřeba zaškrtnou checkbox u názvu šablony a dole zvolit nového vlastníka šablony > Komu chceš projekty převést? Převod potvrď přes Převést vybrané projekty.

Jak převést vlastní šablonu na jiného uživatele.
Jak převést vlastní šablonu na jiného uživatele.

Vyžádání šablony od jiného uživatele

Vyžádat převod šablony můžeš pouze u takové, kde jsi přizvaný. Přes checkboxy zvolíš šablony, které chceš vlastnit, a potvrdíš přes Vyžádat převod projektů.

Jak vyžádat převod šablony od jiného uživatele pod tvůj účet.
Jak vyžádat převod šablony od jiného uživatele pod tvůj účet.

Databáze šablon

Spustili jsme veřejnou databázi šablon projektů, procesů, checklistů a postupů. Zadávání stejných úkolů zvládneš s Freelem během pár kliknutí. Dali jsme je dohromady společně se specialisty z různých oborů:

  • Web – šablony z oblasti webu, třeba checklisty o bezpečnosti, SEO, analyzování
  • Projektové řízení – předejdi problémům při řízení s těmito šablonami
  • Marketing – inspirace, jak na kvalitní reklamu a vše s tím spojené
  • Sales – k uzavření obchodu potřebuješ dobrou strategii
  • HR – měj tým snů, inspiruj se šablonami od předních HR profíků
  • Branding – checklisty, co ti pomůžou budovat značku
  • Zákaznická péče – jak dosáhnout zákaznické spokojenosti v několika bodech
  • Eventy – uspořádat úspěšnou akci bude s touto šablonou hračka
  • Právo – checklist, který ti usnadní ne vždy příjemné papírování
  • Různé – všehochuť, od přípravy školení po úklid kanceláře

Jejich užití je opravdu jednoduché, stačí zkopírovat text šablony. Mrkni na video:

Updated on 17.1.2022

Was this article helpful?