Knihovnu Freelo šablon naleznete zde.
Máte zavedené procesy pro opakované činnosti? Pokud ne, je čas s tím začít. Šablony ve Freelu vám pomohou postup držet pohromadě. Typové projekty, opakované aktivity, postup s checklistem – na nic důležitého s týmem nezapomenete.
Vytvoření šablony
Aby váš tým mohl používat šablony pro jednotlivé úkoly, To-Do listy nebo celé projekty, je potřeba nejprve vytvořit šablonu projektu.
1. Nová šablona projektu
Šablonu projektu můžete vytvořit zcela novou a postupně definovat postup přidáváním To-Do listů s úkoly, chytrými podúkoly a podúkoly. Přejděte do sekce Projekty > Všechny projekty.
Nahoře vpravo rozbalte další nabídku u tlačítka Přidat projekt > Přidat šablonu. Po kliknutí se zobrazí formulář. Je podobný jako při vytváření nového projektu.
Formulář k nové šabloně
K vytvoření je potřeba zadat pouze název šablony a kdo je kapitán = vlastník šablony.
Kapitán šablony by měl být vždy ten uživatel, který je vlastníkem placeného tarifu. Pokud nejste kapitán, ale máte roli Projekťáka (součástí i role Firemního kapitána), můžete šablonu založit pod kapitánem.
Následně se zobrazí prázdný projekt, kde je potřeba zadat To-Do listy, úkoly a podúkoly.
K šabloně doporučujeme přizvat uživatele, které lze přednastavit jako řešitele úkolů a mohou šablonu sami použít. Zde můžete nastavit i termíny k úkolům a podúkolům.
Aby šablonu mohli používat kolegové a lidé z týmu, je potřeba, aby k ní byli přizvaní. Poté mohou používat šablony jednotlivých úkolů při vytváření nových a budou předpřiřazení řešitelé, pokud je tak nastavíte.
V jednotlivých pod/úkolech můžete sepsat Popisy úkolů, které slouží jako zadání. Nový projekt se vytvoří rovnou s nimi.
2. Šablona z existujícího projektu
Pokud máte aktivní projekt s dobře definovanou strukturou, můžete vytvořit šablonu přímo z něj. V takovém případě se vytvoří nová šablona projektu, do které se uloží:
- To-Do listy
- nedokončené úkoly a podúkoly
- štítky
- volitelně přizvaní uživatelé a jejich nastavené hodinovky
- volitelně popisy úkolů a podúkolů
- řešitelé
- soubory a poznámky
Do šablony z existujícího projektu se nepropisují termíny úkolů. Můžete si je nastavit pomocí funkce plovoucí termíny.
Na detailu projektu najdete vpravo nahoře ozubené kolečko nastavení > Vytvořit šablonu z projektu. Okamžitě se vytvoří nová šablona, která bude mít stejný název jako daný projekt. Název můžete upravit.
Šablonu můžete dále upravovat/doplnit.
3. Šablona z archivovaného projektu
V případě, že archivujete dobře strukturovaný Projekt, můžete z něj jednoduše vytvořit Šablonu. Do Šablony se propíšou stejné informace jako při tvorbě z aktivního Projektu:
- To-Do listy
- nedokončené úkoly a podúkoly
- štítky
- volitelně přizvaní uživatelé a jejich nastavené hodinovky
- volitelně popisy úkolů a podúkolů
- řešitelé
- soubory a poznámky
Nový projekt ze šablony
Nový projekt z definované šablony vytvoříte kliknutím na Vytvořit projekt v horní fialové liště.
Zobrazí se formulář, kde vyplníte údaje nově vznikajícího projektu:
- název projektu,
- datum, od kdy se nastavení termíny úkolů a podúkolů, které jsi přednastavil v šabloně,
- uživatele, kteří budou v projektu (defaultně budou vybraní uživatelé, kteří jsou řešiteli pod/úkolů v šabloně),
- výchozí zobrazení projektu (lze později změnit),
- měnu (nelze později měnit),
- kapitána (vlastníka) projektu – vždy ten uživatel, který platí tarif.
Potvrdíte přes Vytvořit projekt.
Jak funguje datum, od kterého vznikají termíny pod/úkolů?
Ve formuláři v části Vyber datum, od kterého vzniknou termíny úkolů. Zvolíte datum, od kterého se nastaví zadané termíny úkolů a podúkolů v šabloně.
Například: Zadám datum, od kterého se nastaví termíny na 15. září. U pod/úkolů mám přednastavené plovoucí termíny na -10, -3, +5, +10 dní. Vzniknou úkoly s termíny na 5., 12. a 25. září.
Nový To-Do list ze šablony
Z existujících šablon lze do aktivního projektu přidat jeden nebo více To-Do listů s:
- úkoly i podúkoly,
- přiřazeným řešitelem,
- předdefinovanými termíny.
Přejděte na výpis úkolů a přes zelenou šipku vyberte Přidat ze šablony… a už jen vyberte ze svých šablon jeden nebo více To-Do listů.
To-Do listy ze šablony přidáte do projektu v zobrazení Řádků, Sloupců a Tabulky. Tuto možnost naopak nenajdete v Timeline a Mind mapě.
Objeví se výpis šablon. Vyberte To-Do list(y) napříč šablonami a potvrďte přidání přes Vložit vybrané úkoly.
Nový pod/úkol ze šablony
Z existujících šablon lze přidat úkol(y) s checklistem nebo postupem v podúkolech. Mohou mít předpřiřazeného řešitele, termín i zadání v Popisu úkolu.
Přejděte na detail projektu a přes šipečku u tlačítka Přidat úkol, vyberte Přidat ze šablony… a vyberte ze svých šablon jeden nebo více úkolů.
Ze seznamu vyberte úkoly, které chcete přidat. Mohou v nich být rovnou i podúkoly. Pokud máte v šabloně definovaný termín, nastavte dole Termíny nastavit od data a od toho dne se budou počítat. Úkoly uložte kliknutím na tlačítko Vložit vybrané úkoly.
Jak na přidání podúkolu
Hromadně můžete přidat celý list podúkolů k již existujícímu úkolu. Přejděte na detail úkolu a klikněte na šipečku u zeleného tlačítka Přidat podúkoly > Přidat podúkoly ze šablony…
Podobně jako u přidávání úkolu se zobrazí list s úkoly, které mají podúkoly. Vyberte, které chcete do úkolu přidat a potvrďte tlačítkem Vložit vybrané podúkoly.
Funkce šablon projektů
Využití šablon pro základní procesy
Do jakéhokoli aktivního projektu můžete přidávat ze šablon nadefinované celé To-Do listy ze šablon. A také předdefinované úkoly a podúkoly, které si připravíte v šabloně projektu.
Kanban a workflow
Všechny úkoly můžete mít přehledně jako na tabuli. Stačí ze šablony vytvořit nový projekt s předdefinovanými sloupci jako tvé workflow. Ve Freelu lze přepnout z To-Do listů pod sebou do To-Do listů ve sloupcích vedle sebe – takovému zobrazení se říká Kanban. Sloupce pak můžete pojmenovat podle fází, ve kterých se úkoly nacházejí.
Můžete k tomu využít naši šablonu. Stačí zkopírovat z veřejné databáze šablon.
Sdílení s týmem
Do šablony projektu můžete zvát další uživatele. Díky tomu lze sdílet šablonu s dalšími uživateli, kteří ji mohou také používat a máte jistotu, že se budou všichni držet stejného postupu.
Přejděte do sekce Uživatelé. Do té se dostanete přes detail šablony nebo v jakémkoli zobrazení úkolů přes horní menu.
Přidejte další členy týmu přes zelené +, se kterými chcete šablonu sdílet. Mohou to být existující uživatelé Freela nebo zcela noví.
Uživatelům můžete už v šabloně nastavit hodinovou sazbu nebo roli správce, oboje se přenese do projektu vytvořeného ze šablony.
Uživatele, které přizvete k šabloně, můžete nastavit jako výchozí řešitele úkolů. To znamená, že ve chvíli, kdy ze šablony vytvoříte projekt, budou u daných úkolů nastaveni jako řešitelé automaticky.
Popis úkolu v šablonách
V šabloně můžete přidat i Popis úkolu. Můžete ho kdykoli smazat či upravit. Pokud se rozhodnete Popis úkolu smazat, zůstane pole prázdné. Tímto způsobem lze stále zobrazit historii popisu i po jeho odstranění.
Plovoucí termíny v šablonách
V šabloně můžete nastavit klouzavé termíny (např. +7 dní/-7 dní). Termín úkolu se nastaví na zadaný počet dní od vytvoření úkolu (vytvoření úkolu nebo projektu ze šablony). Když vytváříte projekt ze šablony, můžete zvolit datum, od kdy budou vznikat termíny úkolů.
Klikněte na ikonu kalendáře a ve formuláři vyberte termín. Nebo využijte klávesou zkratku – kurzor myši nad pod/úkolem + T, navolte plovoucí termín šipkami a uložte klávesou Enter.
Podívejte se na video, kde vám Karel ukáže, jak vytvářet šablony a využít je pro řízení procesů.
Co všechno se přenáší ze šablony do nového projektu
- Struktura To-Do listů, úkolů a chytrých podúkolů
- Poznámky
- Přiřazení uživatelů k úkolům, za podmínky, že jsou uživatelé přizvaní
- Nastavení plovoucích termínů na základě datumu, kdy se nový projekt ze šablony vytvoří
- Popis úkolu
- Sledující úkolů i To-Do listů
- Hodinová sazba uživatelů
- Role Správce
- Vazby mezi pod/úkoly
Šablony formou textu
Každou šablonu můžete mít v textové podobě, která má přesně definovaný formát.
Ve Wordu nebo jiném textovém editoru si tak můžete jednoduše připravit třeba strukturu nového projektu. Stačí v textu dodržet tato pravidla:
= Název To-Do listu
Název úkolu
– Název chytrého podúkolu
–Název podúkolu
Kromě samotné struktury můžete v textové šabloně připravit i další složky, jako je priorita, řešitel nebo první komentáře pod/úkolů. Zajímá vás, jak konkrétně?
Nastavení priority v textové šabloně
Název pod/úkolu !!číslo 1-3 pro nastavení priority (1= nízká priorita, 2= střední priorita, 3= vysoká priorita)
Nastavení řešitele v textové šabloně
Název pod/úkolu @@ID uživatele pro přiřazení řešitele
- Kliknutím na ikonu uživatelů. Zobrazí se menu uživatelů. Po pravé straně uvidíte ID uživatel, které si můžete kliknutím zkopírovat do schránky.
- Pokud máte otevřený konkrétní profil, je ID uživatele číslo za posledním lomítkem URL adresy.
- Kdekoliv jinde ve Freelu stačí najet kurzorem na uživatele a stejnou URL s uživatelským ID naleznete v levém spodním rohu obrazovky.
Nastavení popisu úkolu v textové šabloně
Název pod/úkolu ::text popisu úkolu
HTML kód v popisu v textové šabloně
Název pod/úkolu:: text popisu úkolu ve formátu HTML
Nastavení termínu v textové šabloně
Název pod/úkolu//termín (počet dní, za který se termín nastaví, tj. zítra=1, pozítří=2, atd. NEBO konkrétní datum, které může být doplněno i časovým údajem)
Podrobnosti k nastavení termínu úkolu v textu naleznete zde.
K vytvoření textové šablony z existující struktury se hodí funkce exportu. Exportovat můžete strukturu To-Do listu, úkolu i podúkolu. Jak na to najdete zde.
Jak přidat textovou šablonu
Formou kopírovaného textu můžete vytvořit To-Do listy s úkoly a podúkoly nebo jeden úkol s podúkoly. Ušetříte spoustu klikání při zakládání po jednom.
Celý projekt nebo To-Do list
Sepsanou textovou šablonu můžete přidat do prázdného nebo už rozjetého projektu. Tímto způsobem lze vytvořit celé seznamy To-Do listů s úkoly a podúkoly nebo jen jeden To-Do list s danou strukturou.
Vedle názvu Úkoly klikněte na zelenou šipku a vyberte Přidat více prvků… Tato možnost není v pohledu Mind mapy.
Textovou šablonu nejde vkládat v pohledu Mind mapy. Ve všech ostatních ano.
Objeví se formulář, kam vložíte zkopírovanou strukturu nebo sepíšete novou. Zadejte v požadované struktuře a potvrďte přes Uložit.
Struktura úkolu s podúkoly
Funkce Přidat více úkolů… se hodí, když chcete přidat několik úkolů najednou. Na konci To-Do listu (v případě kanbanu na začátku) klikněte na šipku u tlačítka Přidat úkol a zvolte Přidat více úkolů…
Ve formuláři můžete vypsat jednotlivé úkoly na řádky (co řádek, to jeden název úkolu) a případně k nim s pomlčkou před názvem sepsat i chytré podúkoly nebo se dvěma pomlčkami podúkoly. Můžete zadat i prioritu, řešitele nebo popis úkolu, jak popisujeme tady.
Potvrďte přes zelené tlačítko Uložit.
V tomto kroku můžete pro všechny úkoly a podúkoly nastavit jednoho řešitele a stejný termín.
- V sekci Kdo úkol řeší zvolíte řešitele.
- Můžete nastavit termín úkolů nebo plovoucí termín.
Převod šablony
Stejným způsobem jako převod projektu na jiného kapitána funguje i převod šablony. Může se stát, že při nastavování struktury projekťáci vytvoří šablony pod svými účty a nebo se časem změní šéf/kapitán vašeho týmu.
Pro takové případy máme funkci převod šablony na jiného vlastníka.
Přejděte do sekce Projekty v modré horní liště > Všechny projekty > u tlačítka Přidat projekt rozbalte nabídku pod šipkou > Vyžádat od uživatelů/Převést na uživatele.
Můžete převést vlastní šablony na jiného uživatele – ideálně kapitána s placeným účtem, přes Převést na uživatele. Nebo lze vyžádat převod šablony, do které jste přizváni a vlastní ji jiný uživatel – Vyžádat od uživatelů.
Převod šablony na jiného uživatele
Pokud chcete vlastní šablonu převést na někoho jiného, je potřeba zaškrtnout checkbox u názvu šablony a dole zvolit nového vlastníka šablony > Komu chcete projekty převést? Převod potvrďte přes Převést vybrané projekty.
Vyžádání šablony od jiného uživatele
Na stránce Všechny projekty přejděte k tlačítku Přidat projekt a rozbalte nabídku pod šipkou > Vyžádat od uživatelů.
Zobrazí se vám tabulka, kde v dolní části je seznam šablon ostatních uživatelů. Vyžádat převod šablony můžete pouze u takové šablony, u které jste přizváni. Přes checkboxy zvolíte šablony, které chcete vlastnit, a potvrdíte přes Vyžádat převod projektů.
Databáze šablon
Využijte veřejnou databázi šablon projektů, procesů, checklistů a postupů. Zadávání stejných úkolů zvládnete s Freelem během pár kliknutí. Dáváme je dohromady se specialisty z různých oborů:
- Web – šablony z oblasti webu, například checklisty o bezpečnosti, SEO, analyzování
- Projektové řízení – předejděte problémům při řízení s těmito šablonami
- Marketing – inspirace, jak na kvalitní reklamu a vše s tím spojené
- Sales – k uzavření obchodu potřebujete dobrou strategii
- HR – mějte tým snů, inspirujte se šablonami od předních HR profíků
- Branding – checklisty, co vám pomohou budovat značku
- Zákaznická péče – jak dosáhnout zákaznické spokojenosti v několika bodech
- Eventy – uspořádat úspěšnou akci bude s touto šablonou hračka
- Právo – checklist, který vám usnadní ne vždy příjemné papírování
- Různé – všehochuť, od přípravy školení po úklid kanceláře
Jejich užití je opravdu jednoduché, stačí zkopírovat text šablony. Koukněte na video: