Máš zavedené procesy pro opakované činnosti? Pokud ne, je čas s tím začít. Šablony ve Freelu ti pomohou postup držet pohromadě. Typové projekty, opakované aktivity, postup s checklistem – na nic důležitého nezapomenete.
Vytvoření šablony
Aby tvůj tým mohl používat šablony pro jednotlivé úkoly, To-Do listy nebo celé projekty, je potřeba nejprve vytvořit šablonu projektu.
1. Nová šablona projektu
Šablonu projektu můžeš vytvořit zcela novou a postupně definovat postup přidáváním To-Do listů s úkoly, chytrými podúkoly a podúkoly. Přejdi do sekce Projekty > Všechny projekty.
Nahoře vpravo rozbal další nabídku u tlačítka Přidat projekt > Přidat šablonu. Po kliknutí se zobrazí formulář. Je podobný jako při vytváření nového projektu.
Formulář k nové šabloně
K vytvoření je potřeba zadat pouze název šablony a kdo je kapitán = vlastník šablony.
Kapitán šablony by měl být vždy ten uživatel, který ti přidělil roli Projekťáka a je vlastníkem placeného tarifu.
Následně se zobrazí prázdný projekt, kde je potřeba zadat To-Do listy, úkoly a podúkoly. K šabloně doporučujeme přizvat uživatele, které lze přednastavit jako řešitele úkolů a mohou šablonu sami použít. Zde můžeš nastavit i termíny k úkolům a podúkolům.
Aby šablonu mohli používat kolegové a lidé z týmu, je potřeba, aby k ní byli přizvaní. Poté mohou používat šablony jednotlivých úkolů při vytváření nových a budou předpřiřazení řešitelé, pokud je tak nastavíš.
V jednotlivých úkolech a podúkolech můžeš sepsat první komentáře, které slouží jako zadání. Nový projekt se vytvoří rovnou s nimi.
2. Šablona z existujícího projektu
Pokud máš aktivní projekt s dobře definovanou strukturou, můžeš vytvořit šablonu přímo z něj. V takovém případě se vytvoří nová šablona projektu, do které se uloží:
- To-Do listy
- nedokončené úkoly a podúkoly
- štítky
- přizvaní uživatelé a jejich nastavené hodinovky
- volitelně první komentáře úkolů a podúkolů
- řešitelé
- soubory a poznámky
Do šablony z existujícího projektu se nepropisují termíny úkolů. Můžeš si je nastavit pomocí funkce plouvoucí termíny. Na bližší popis mrkni sem.
Na detailu projektu najdeš vpravo nahoře ozubené kolečko nastavení > Vytvořit šablonu z projektu. Okamžitě se vytvoří nová šablona, která bude mít stejný název jako daný projekt. Můžeš ho upravit.
Šablonu můžeš upravit/doplnit, přizvat k ní uživatele, které můžeš přednastavit jako řešitele, definovat termíny, přidat k úkolům zadání atp.
Nový projekt ze šablony
Nový projekt z definované šablony vytvoříš kliknutím na Vytvořit nový projekt v horní fialové liště.
Zobrazí se formulář, kde vyplníš údaje nově vznikajícího projektu.
Tady vypíšeš název projektu, vyplníš datum od kdy se nastaví termíny úkolů a podúkolů, které jsi přednastavil v šabloně. Vybereš, kdo z uživatelů přizvaných v šabloně bude přizvaný i do nového projektu (defaultně budou vybraní uživatelé, kteří jsou řešiteli pod/úkolů v šabloně). Poté nastavíš řádkové nebo sloupcové zobrazení projektu, měnu (nelze později změnit) a nastavíš kapitána (vlastníka) projektu – zde by měl být vždy ten uživatel, který platí tarif.
Potvrdíš přes Vytvořit projekt.
Jak funguje datum, od kterého vznikají termíny pod/úkolů?
Ve formuláři v části Vyber datum, od kterého vzniknou termíny úkolů. Zvolíš datum, od kterého se nastaví zadané termíny úkolů a podúkolů v šabloně.
Například: Zadám datum, od kterého se nastaví termíny na 15. září. U pod/úkolů mám přednastavený plovoucí termíny na -10, -3, +5, +10 dní. Vzniknou úkoly s termíny na 5., 12. a 25. září.
Nový To-Do list ze šablony
Prvně vytvoř šablonu projektu, jako je popsané výše. Ze šablony projektu lze přidat jeden nebo více To-Do listů s listem úkolů i podúkolů, přiřazeným řešitelem i termínem.
Přejdi na detailu projektu a přes šipečku u červeného nadpisu To-Do listy klikni na Přidat ze šablony… a už jen vyber ze svých šablon jeden nebo více To-Do listů.
Objeví se výpis seznamu úkolů, kde můžeš naklikat několik celých To-Do listů. Přidání potvrdíš přes Vložit vybrané úkoly.
Nový pod/úkol ze šablony
Prvně vytvoř šablonu projektu, jako je popsané výše. Ze šablony projektu lze přidat úkol s checklistem nebo postupem v podúkolech. Mohou mít předpřiřazeného řešitele, termín i zadání v prvním komentáři.
Přejdi na detailu projektu a přes šipečku u tlačítka Přidat úkol, vyber Přidat ze šablony… a už jen vyber ze svých šablon jeden nebo více úkolů.
Ze seznamu vyber úkoly, které chceš přidat. Mohou v nich být rovnou i podúkoly. Pokud máš v šabloně definovaný termín, nastav dole Termíny nastavit od data a od toho dne se budou počítat. Úkoly ulož kliknutím na tlačítko Vložit vybrané úkoly.
Jak na přidání podúkolu
Hromadně můžeš přidat celý list podúkolů k již existujícímu úkolu. Přejdi na detail úkolu a klikni na šipečku u zeleného tlačítka Přidat podúkoly > Přidat podúkoly ze šablony…
Podobně jako u přidávání úkolu se zobrazí list s úkoly, které mají podúkoly. Vyber, které chceš do úkolu přidat a potvrď tlačítkem Vložit vybrané podúkoly.
Funkce šablon projektů
Využití šablon pro základní procesy
Do jakéhokoli aktivního projektu můžeš přidávat ze šablon nadefinované celé To-Do listy ze šablon.
Přidávat můžeš předdefinované úkoly a podúkoly, které si zadáš v šabloně projektu.
Kanban a workflow
Všechny úkoly můžeš mít přehledně jako na tabuli. Stačí ze šablony vytvořit nový projekt s předdefinovanými sloupci jako tvé workflow. Ve Freelu lze přepnout z To-Do listů pod sebou do To-Do listů ve sloupcích vedle sebe – takovému zobrazení se říká Kanban. Sloupce pak můžeš pojmenovat podle fází, ve kterých se úkoly nacházejí.
Můžeš k tomu využít naší šablonu. Stačí zkopírovat z veřejné databáze šablon.
Sdílení s týmem
Do šablony projektu můžeš zvát další uživatele. Díky tomu lze sdílet šablonu s dalšími uživateli, kteří ji mohou také používat a máš jistotu, že se budou všichni držet stejného postupu.
Na detailu šablony přes sekci Uživatelé můžeš přidat další členy týmu přes zelené +, se kterými chceš šablonu sdílet. Mohou to být existující uživatelé Freela nebo zcela noví.
Uživatelům můžeš v šabloně už nastavit hodinovou sazbu nebo roli správce, oboje se přenese do projektu vytvořeného ze šablony.
Uživatele, které přizveš k šabloně, můžeš nastavit jako výchozí řešitele úkolů. To znamená, že ve chvíli, kdy ze šablony vytvoříš projekt, budou u daných úkolů nastaveni jako řešitelé automaticky.
Plovoucí termíny v šablonách
V šabloně můžeš nastavit klouzavé termíny (např. +7 dní/-7 dní). Termín úkolu se nastaví na zadaný počet dní od vytvoření úkolu (vytvoření úkolu nebo projektu ze šablony). Když vytváříš projekt ze šablony, můžeš zvolit datum, od kdy budou vznikat termíny úkolů.
Klikni na ikonu tužky pro editaci a ve formuláři vyber termín. Nebo využij klávesou zkratku – kurzor myši nad pod/úkolem + T, navol plovoucí termín šipkami a ulož klávesou Enter.
Podívej se na video, kde ti Karel ukáže, jak vytvářet šablony a využít je pro řízení procesů.
Co všechno se přenáší ze šablony do nového projektu
- Struktura To-Do listů, úkolů a chytrých podúkolů
- Poznámky
- Přiřazení tobě samotnému
- Přiřazení uživatelů k úkolům, za podmínky, že je uživatel přizvaný
- Nastavení plovoucích termínů na základě datumu, kdy se nový projekt ze šablony vytvoří
- První komentář (zadání) úkolu nebo podúkolu
- Hodinová sazba uživatelů
- Role správce
Šablony formou textu
Každou šablonu můžeš mít v textové podobě, která má přesně definovaný formát.
Ve Wordu nebo jiném textovém editoru si tak můžeš jednoduše připravit třeba strukturu nového projektu. Stačí v textu dodržet tato pravidla:
= Název To-Do listu
Název úkolu
– Název chytrého podúkolu
– – Název podúkolu
Kromě samotné struktury můžeš v textové šabloně připravit i další složky, jako je priorita, řešitel nebo první komentáře pod/úkolů. Zajímá tě, jak konkrétně?
Nastavení priority v textové šabloně
Název pod/úkolu !!číslo 1-3 pro nastavení priority (1= nízká priorita, 2= střední priorita, 3= vysoká priorita)
Nastavení řešitele v textové šabloně
Název pod/úkolu @@ID uživatele pro přiřazení řešitele
- Pokud máš otevřený konkrétní profil, je ID uživatele číslo za posledním lomítkem URL adresy.
- Kdekoliv jinde ve Freelu stačí najet kurzorem na uživatele a stejnou URL s uživatelským ID najdeš v levém spodním rohu obrazovky.
Nastavení prvního komentáře v textové šabloně
Název pod/úkolu ::Text prvního komentáře
Nastavení termínu v textové šabloně
Název pod/úkolu//termín (počet dní, za který se termín nastaví, tj. zítra=1, pozítří=2, atd. NEBO konkrétní datum, které může být doplněno i časovým údajem)
Podrobnosti k nastavení termínu úkolu v textu najdeš tady.
K vytvoření textové šablony z existující struktury se hodí funkce exportu. Exportovat můžeš strukturu To-Do listu, úkolu i podúkolu. Jak na to najdeš tady.
Jak přidat textovou šablonu
Formou kopírovaného textu můžeš vytvořit To-Do listy s úkoly a podúkoly nebo jeden úkol s podúkoly. Ušetříš spoustu klikání při zakládání po jednom.
Celý projekt nebo To-Do list
Sepsanou textovou šablonu můžeš přidat do prázdného nebo už rozjetého projektu. Tímto způsobem lze vytvořit celé seznamy To-Do listů s úkoly a podúkoly nebo jen jeden To-Do list s danou strukturou.
Vedle červeného názvu To-Do listy klikni na šipečku v zeleném tlačítku a vyber Přidat více prvků…
Objeví se formulář, kam vložíš zkopírovanou strukturu nebo sepíšeš novou. Zadej v požadované struktuře a potvrď přes Uložit.
Struktura úkolu s podúkoly
Funkce Přidat více úkolů se hodí, když chceš přidat několik úkolů najednou. Na konci To-Do listu klikni na šipečku u tlačítka Přidat úkol a zvol Přidat více úkolů…
Ve formuláři můžeš vypsat jednotlivé úkoly na řádky (co řádek, to jeden název úkolu) a případně k nim s pomlčkou před názvem sepsat i chytré podúkoly nebo se dvěma pomlčkami podúkoly. Můžeš zadat i prioritu, řešitele nebo první komentáře, jak popisujeme tady.
Potvrď přes zelené tlačítko Uložit.
V tomto kroku můžeš pro všechny úkoly a podúkoly nastavit jednoho řešitele a stejný termín.
- V sekci Kdo úkol řeší zvolíš řešitele.
- Můžeš nastavit termín úkolů nebo plovoucí termín.
Převod šablony
Stejným způsobem jako převod projektu na jiného kapitána funguje i převod šablony. Může se stát, že při nastavování struktury projekťáci vytvoří šablony pod svými účty a nebo se časem změní šéf/kapitán vašeho týmu.
Pro takové případy máme funkci převod šablony na jiného vlastníka.
Přejdi do sekce Projekty v modré horní liště > Všechny projekty > u tlačítka Přidat projekt rozbal nabídku pod šipkou > Vyžádat od uživatelů/Převést na uživatele.
Můžeš převést vlastní šablony na jiného uživatele – ideálně kapitána s placeným účtem, přes Převést na uživatele. Nebo lze vyžádat převod šablony, do které jsi přizvaný a vlastní ji jiný uživatel – Vyžádat od uživatelů.
Převod šablony na jiného uživatele
Pokud chceš vlastní šablonu převést na někoho jiného, je potřeba zaškrtnout checkbox u názvu šablony a dole zvolit nového vlastníka šablony > Komu chceš projekty převést? Převod potvrď přes Převést vybrané projekty.
Vyžádání šablony od jiného uživatele
Na stránce Všechny projekty přejdi k tlačítku Přidat projekt a rozbal nabídku pod šipkou > Vyžádat od uživatelů.
Zobrazí se ti tabulka, kde v dolní části je seznam šablon ostatních uživatelů. Vyžádat převod šablony můžeš pouze u takové, kde jsi přizvaný. Přes checkboxy zvolíš šablony, které chceš vlastnit, a potvrdíš přes Vyžádat převod projektů.
Databáze šablon
Spustili jsme veřejnou databázi šablon projektů, procesů, checklistů a postupů. Zadávání stejných úkolů zvládneš s Freelem během pár kliknutí. Dali jsme je dohromady společně se specialisty z různých oborů:
- Web – šablony z oblasti webu, třeba checklisty o bezpečnosti, SEO, analyzování
- Projektové řízení – předejdi problémům při řízení s těmito šablonami
- Marketing – inspirace, jak na kvalitní reklamu a vše s tím spojené
- Sales – k uzavření obchodu potřebuješ dobrou strategii
- HR – měj tým snů, inspiruj se šablonami od předních HR profíků
- Branding – checklisty, co ti pomůžou budovat značku
- Zákaznická péče – jak dosáhnout zákaznické spokojenosti v několika bodech
- Eventy – uspořádat úspěšnou akci bude s touto šablonou hračka
- Právo – checklist, který ti usnadní ne vždy příjemné papírování
- Různé – všehochuť, od přípravy školení po úklid kanceláře
Jejich užití je opravdu jednoduché, stačí zkopírovat text šablony. Mrkni na video: