Poznámky jsou textové dokumenty u projektu. Jejich hlavní funkcí je uchování důležitých informací, které se týkají projektu jako jsou například:
- Odkazy na všechny související materiály k projektu
- Vložit soubory a obrázky
- Seznam důležitých kontaktů k projektu
- Výstup ze schůzky
- Specifika daného projektu
- Wiki k projektu
- Popis procesů a častých postupů
V poznámkách nesdílejte hesla do různých služeb. Na to jsou vhodné password managery.
Jak vytvořit poznámku
Novou poznámku můžeš přidat dvěma způsoby. První z nich je přes sekci Poznámky v horní liště na detailu projektu. Následně se dostaneš do sekce poznámek a přes zelené tlačítko + vytvoříš novou.
Druhý způsob jak přidat poznámku funguje v případě, že máš sekci Poznámky zobrazenou na detailu projektu. Stačí kliknout na zelené + a rovnou se ti zobrazí formulář pro vytvoření poznámky.
Přidání a připnutí k To-Do listu
Novou poznámku můžeš vytvořit přímo pod konkrétním To-Do listem. Vytvoříš novou poznámku, která se rovnou zobrazí v To-Do listu.
U tlačítka Přidat podúkol, na konci To-Do listu, klikni na šipku > Přidat a připnout poznámku…
Zobrazí se možnost buď k připnutí již existující poznámky a nebo můžete vytvořit novou. Pro vytvoření nové poznámky > Vytvořit novou poznámku…
Zadej název poznámky a klikni na Připnout poznámku. Poté stačí kliknout na poznámku, editovat, upravovat atp.
Editace poznámky
Poznámky mají náhledový a editační mód. Jakýkoli uživatel, který má k poznámce přístup, ji může editovat. Klikni na poznámku a na jejím detailu v pravém bočním menu klikni na Upravit.
V Historii verzí se můžeš proklikat na předchozí verze. Při každém uložení poznámky jakýmkoli uživatelem Freelo přidá novou verzi. O žádné sepsané informace nepřijdeš a můžeš se k jakékoliv verzi vrátit.
Funkce poznámky
Připnutí poznámky k projektu
Díky připnuté poznámce k projektu se zobrazí na detailu projektu v sekci připnuté informace a bude víc na očích. Typicky je dobré připnout třeba všeobecné zadání/instrukce k projektu.
Zobrazení připnutých informací k projektu najdeš v Nastavení projektu. Na detailu projektu klikni na ikonu ozubeného kolečka s nastavením > Nastavení projektu a následně vyber, které chceš zobrazit.
V nastavení projektu si pak můžeš přesouvat sekce (včetně poznámek) dle preferencí.
Poznámku si můžeš připnout k projektu v jejím detailu – zobrazí se ti pak v sekci Připnuté informace. Stejně tak ji můžeš připnout k projektu přes zelené tlačítko + vedle nadpisu Připnuté informace na detailu projektu.
Připnutí poznámky k To-Do listu
Připnuté poznámky k To-Do listu se zobrazují jako první položky v To-Do listech, ještě před úkoly. Pomocí poznámky můžeš vytvořit popisek, zadání nebo diskuzi k celému To-Do listu. Poznámku můžeš napsat hned při zakládání To-Do listu po kliknutí na Přidat poznámku nebo připnout zpětně na detailu poznámky.
Jak připnout poznámku
Poznámku můžeš připnout buď k projektu, aby byla všem na očích. a nebo ke konkrétnímu To-Do listu. Může sloužit třeba jako zadání, důležité informace nebo kontakt na klienta.
Omezení přístupu k poznámce
Pokud přístup nenastavíš, je poznámka viditelná všem uživatelům přizvaným k projektu. Pokud chceš, aby poznámku vidělo jen pár vyvolených, tak stačí kliknout na ikonu postavy + a určit uživatele. V seznamu vybereš uživatele, kteří ji mají vidět.
Označení poznámky hvězdičkou
Poznámku si můžeš označit v pravé části menu hvězdičkou. Díky tomuto označení ti už poznámky v projektu jen tak nezapadnou.
Takto označené poznámky S hvězdičkou lze snadno vyfiltrovat v záložce Poznámky u jednotlivých projektů.
Diskuze / Komentáře / Soubory pod poznámkou
Pod poznámkou můžeš diskutovat stejně jako u úkolů. Můžeš přikládat i soubory a udělat tak z poznámky komplexní zadání projektu s podklady a probrat to s celým týmem. V rámci diskuze můžeš použít @zmínku, což jim doručí notifikaci, přikládat soubory a pracovat stejně jako s komentářem v diskuzi u úkolu.
Dlouhodobě je možné poznámku sledovat, stejně jako úkol. Díky tomu ti neuteče žádný nový komentář nebo změna obsahu poznámky. V pravém menu klikni na Začít sledovat.
Sdílení poznámky
Poznámku můžeš stejně jako úkol poslat někomu, kdo ve Freelu není registrovaný. Pomocí tajného veřejného odkazu, který vygeneruješ přes funkci Sdílet přes veřejný odkaz… v pravém menu.
Firemní wiki
Díky připnutí poznámky k projektu, lze vytvořit firemní znalostní bázi. Může sloužit jako jednoduchá firemní wiki s postupy a procesy. Všechny informace, které by měli lidé ve firmě znát, budou na jednom místě.
To-Do listy doporučujeme využít jako kategorie a jednotlivé poznámky jako články. Do To-Do listů poznámky dostaneš připnutím na detailu poznámky. Připnuté poznámky poslouží třeba i jako obecná diskuze týmu.
