Dashboard slouží jako nástěnka pro souhrnné informace o pod/úkolech napříč projekty. Pod/úkoly v Dashboardu můžete rovnou editovat, dokončovat nebo nad nimi trackovat strávený čas. Pro lepší orientaci jsou podúkoly žlutě podbarvené. Pomůže vám filtrovat úkoly podle termínů, řešitelů, vytvoření nebo jejich stavu. Na Dashboard se dostanete odkudkoli z Freela kliknutím na ikonu domečku v levém horním rohu.
V základním nastavení Dashboardu se nezobrazují přiřazené podúkoly. Je nutné je zapnout přes ikonu s ozubeným kolečkem nastavení a odkliknout checkbox Ukazovat podúkoly.
Typy zobrazení
Na Dashboardu si můžete stejně jako v projektu nastavit různá zobrazení úkolů. Máte tu na výběr ze tří možností: řádky, tabulka a meziprojektová Timeline.
Filtry na Dashboardu přenášejí nastavené zobrazení úkolů, některé filtry můžete mít například nastaveny v řádkovém zobrazení a jiné zobrazené v tabulce.
Řádkové zobrazení
Jedná se o základní typ zobrazení, u kterého můžete u úkolů na Dashboardu vidět jejich název, prioritu, opakování, štítek a termín. Také zde u úkolu můžete měřit čas, editovat ho a případně jej dokončit.
Tabulkové zobrazení
Úkoly na Dashboardu si můžete přepnout do tabulkového zobrazení přes tlačítko Tabulka přímo na Dashboardu.
Nastavení tabulky
Díky tabulkovému zobrazení si můžete zobrazit úkoly na Dashboardu podle svých potřeb. Podobně jako u nastavení projektu můžete zobrazit/skrýt a měnit pořadí těchto sekcí:
- Název úkolu – tuto sekci skrýt nelze
- Projekt
- To-Do listy
- Termín(y)
- Štítky
- Moje priorita úkolů
- Priorita
- Řešitel
- Vlastní pole
- Časové odhady
- Výkazy
- Datum vytvoření
- Datum dokončení
Do nastavení se dostanete přes ozubené kolečko > Upravit > tažením myši (funkcí drag and drop) si seřadíte jednotlivé sekce podle potřeb.
Práce se sloupci v tabulce
Sloupce tabulkového zobrazení je možné přesouvat, skrývat či roztahovat. Je to tedy další možnost, jak si upravit zobrazení úkolů na Dashboardu podle sebe. Pro znovuzobrazení skrytého sloupce klikněte na ikonu ozubeného kolečka > přejděte na Upravit > zaškrtněte sekci (sloupec), který chcete zobrazit. Pak už stačí dát křížek, čímž se vám zobrazí Dashboard i se znovu zobrazeným sloupcem (sekcí).
Meziprojektová Timeline
Na úkoly se také můžete podívat pohledem Timeline mezi projekty. Tato funkce je dostupná v tarifu Business. Meziprojektová Timeline se skvěle hodí například při plánování úkolů a pro jejich zobrazení na časové ose. Více informací ohledně práce s Meziprojektovou Timeline naleznete v tomto článku.
Základní filtry na Dashboardu
Dashboard si pamatuje naposledy vyhledávané filtry, i ty neuložené se na pozadí ukládají. Pokud tak z výpisu přejdete na úkol a zpět na Dashboard, vrátíte se přesně tam, kde jste skončil/a.
Dashboard dělíme do čtyř defaultních filtrů:
1. Přiřazené mně
Je to výpis všech úkolů a podúkolů, které jsou přiřazené tobě napříč projekty. Tyto úkoly se řadí dle termínu a To-Do listů v projektech. Moje přiřazené úkoly zobrazují i úkoly, kde mám přiřazený podúkol.
2. Moje priority úkolů
Sekce Moje priority úkolů je list úkolů a podúkolů, které si označíte jako důležité. Pomocí označení hvězdičkou uložíte jakýkoli pod/úkol ve Freelu na jedno místo. Pod/úkoly si můžete seřadit podle potřeby tažením myši.
Hodí se např. když si plánujete práci na další den, chcete na něco konkrétního dohlédnout nebo jen rychleji najít.
Výhodou je, že i když někdo úkol dokončí, změní se termín nebo se několikrát přehodí řešitel, tak je úkol stále v Moje priority úkolů a máte nad ním přehled.
V pravé části sekce Moje priority úkolů ovlivníte zobrazení zařazení úkolu do To-Do listu a Projektu.
Jak přidáš úkol do Mých priorit
Na Dashboardu na začátku řádku úkolu rozkliknete trojtečkové menu, kde zvolíte Moje priority. Stejným způsobem úkol přidáš do Mých priorit u To-Do listu, kde je opět v levé části řádku úkolu totožné trojtečkové menu. Tuto možnost naleznete také na detailu pod/úkolu v pravém menu. Úkol ze seznamu odeberete na stejném místě. Více o prioritizování úkolů naleznete zde.
Jak fungují úkoly v Mých prioritách
Když pod/úkol dokončíte přímo kliknutím na checkbox, tak automaticky zmizí z vašeho seznamu.
Pokud úkol dokončíte vy nebo kdokoliv jiný někde jinde ve Freelu, tak v seznamu Mých priorit zůstává s jasně viditelným přeškrtnutím – to značí, že je dokončený. Jestli si ho v seznamu necháte, je jen na vás. Značí vám například, že kolega už tento důležitý úkol splnil, a vy ho můžete zkontrolovat.
Úkoly a podúkoly v Mých prioritách můžete přesouvat nahoru a dolů tažením myši (drag and drop).
3. Přiřadil/a jsem ostatním
Výpis všech úkolů a podúkolů napříč všemi projekty, které jste někomu přiřadil/a.
4. Vytvořil/a jsem já
Výpis všech úkolů napříč projekty, které jste vy vytvořil/a.
Vlastní pohledy (uložené filtry)
Na Dashboardu si můžete vyfiltrovat úkoly, uložit si hledání a pak už jen mezi nimi přepínat. Aktivní filtr je vždy modře zvýrazněný – jasně indikuje, které parametry máte v aktuálním filtru nastavené.
Takový filtr vám pak umožní zkontrolovat ty úkoly, které někdo nedávno dokončil a nebo je řešili kolegové. Doporučujeme filtry vyzkoušet a uložit si ty, které často používáte. Kontrola úkolů je potom mnohem rychlejší a efektivnější.
Jak vytvořit vlastní filtr
Nejprve si zapněte zobrazení filtrů. Najdete ho pod ikonou filtrů, klikněte a zobrazí se menu s možnostmi filtrů.
Možností je mnoho, filtr můžete nastavit na konkrétní:
- projekty a případně To-Do listy,
- přiřazené řešitele,
- zadavatele úkolu,
- úkoly týkající se uživatele,
- termín (tento týden, posledních 30 dní, dnes atp.),
- stav úkolu (dokončený, nedokončený),
- podle termínu vytvoření úkolu,
- štítek úkolu,
- priority úkolu.
Filtry lze libovolně kombinovat a dostat tak přesný pohled, jaký je potřeba.
Zadáte potřebné parametry a kliknete na Uložit jako nový filtr dole.
Následně se zobrazí pole pro Název filtru. Poté klikněte na Uložit nový filtr. Ihned se zobrazí ve výpisu filtrů nahoře na stránce.
Podmínky při filtrování a negativní filtry
Při vytváření vlastních filtrů můžeš u filtrování štítků úkolů využít rozšířené možnosti – je na vás, zda chcete zobrazit úkoly, které obsahují určité štítky, ale zároveň neobsahují některé další, či zda zvolíte jinou kombinaci.
Příklady použití
Chcete si například vyfiltrovat úkoly, které čekají na schválení (štítek Čeká na schválení), ale jejich termín nehoří (štítek Nespěchá)? Díky negativním filtrům je toto možné.
Štítkujete si úkoly jménem klienta a zároveň si chcete vyfiltrovat jen ty, které jsou aktuálně rozpracovány (štítek Běží)? I toto si můžete na Dashboardu vyfiltrovat.
Vyfiltrovat si můžete i úkoly bez jakéhokoli štítku.
Všechny tyto filtry si samozřejmě můžete uložit a mít je tak vždy po ruce.
Ikona pro rozlišení filtru
Vlastní filtry lze rozlišit pomocí emodži před názvem filtru. Stačí kliknout na tužku v kolečku, před názvem filtru.
Oblíbené pohledy (ukázky)
Řazení filtrů
U uložených vlastních filtrů a defaultních filtrů na Dashboardu, můžete měnit pořadí pomocí přetažení myši (Drag&Drop).
Filtr: Dokončené úkoly „Jan“
Zjistíte, jaké úkoly týkající se Doroty jsou dokončeny napříč projekty.
- Vybrané nebo všechny projekty
- Úkoly týkající se někoho
- Dokončené úkoly
- Přiřadil/a jsem ostatním
Filtr: Úkoly po termínu „Adéla“
Zjistíte, které úkoly u daného uživatele jsou již po termínu.
- Vybrané nebo všechny projekty
- Úkoly přiřazené uživateli
- Všechny úkoly po termínu
- Přiřadil/a jsem ostatním
Filtr: Nedodržený termín
Zjistíte, které úkoly napříč projekty nejsou vyřešeny ve stanoveném termínu.
- Vybrané nebo všechny projekty
- Všechny úkoly po termínu
- Nedokončené úkoly
Filtr: Úkoly na příští týden/měsíc
Zjistíte, které úkoly napříč projekty mají termín příští týden nebo měsíc.
- Vybrané nebo všechny projekty
- Úkoly s termínem příští týden/měsíc
Filtr: Úkoly bez řešitele
Zjistíte, které úkoly skrz projekty nemají přiřazeného řešitele.
- Vybrané nebo všechny projekty
- Nepřiřazené úkoly
Filtr: Úkoly bez termínu
Zjistíte, zda jsou některé úkoly napříč projekty bez stanoveného termínu.
- Všechny projekty
- Úkoly bez termínu
Filtr: Plovoucí termíny
Vytvořené v období a Úkoly s termínem. Umožňují filtrovat úkoly v plovoucím okně termínu, takže není nutné měnit pevné datum.
Pod/úkoly na nástěnce Dashboardu
Nemusíte přecházet na detail pod/úkolu, abyste ho upravil/a nebo nad ním trackoval/a strávený čas. S úkoly a podúkoly lze pracovat přímo na Dashboardu.
Editování pod/úkolů
Vlevo od názvu pod/úkolu je trojtečkové menu pro editování. Veškeré změny, které lze u úkolů a podúkolů dělat v pravém menu v jejich detailu nebo na detailu projektu, uděláte i rovnou zde na Dashboardu přes ikonu tužky. Můžete například k pod/úkolu přidat řešitele, štítek, změnit termín, přesunout ho do jiného projektu/To-Do listu nebo pod/úkol smazat.
Měření času přes ikonu play u jednotlivých pod/úkolů
Pro měření stráveného času na úkolu či podúkolu stačí kliknout na ikonu play vpravo od názvu pod/úkolu. Pokud začnete následně pracovat na jiném úkolu stačí u něj zapnout trackování. Výkaz u předešlého úkolu se automaticky uloží.
Trackování u úkolu můžete zastavit kliknutím na ikonu stop na stejném místě nebo na horní modré liště vedle záložky Stopek/Měření času.
Ruční vykazování odpracovaného času a nákladů
Kromě přímého trackování času nad pod/úkoly můžete zadávat výkaz napracovaného času nebo nákladů ručně. Kliknete na ikonku hodin (či již zaznamenaný výkaz času nebo peněz) v pravé části pod/úkolu a zadáte potřebné údaje. Pokud máte nastavenou hodinovku, bude se automaticky zobrazovat při zadávání výkazu u pod/úkolu v poli hodinovka/náklad/výdaj.
Dokončení pod/úkolů
Máte několik hotových úkolů a podúkolů napříč projekty? Skvělé! Hned si je všechny odklikněte na Dashboardu.
Přehledy na Dashboardu
V sekci přehledů můžete sledovat výkazy za dnešek a včerejšek, ale také celkem za tento týden i měsíc. Mimo to tam vidíte i poslední aktivity na projektech, nové komentáře v diskuzích a poslední dokončené úkoly.
Na přehledy se dostanete v horní části dashboardu jak je ukázáno na obrázku níže.
Zobrazení přesných termínů na Dashboardu
Na Dashboardu můžete přehledně vidět, kolik dní vám zbývá do termínu úkolu/kolik dní je úkol po termínu. Pokud ale preferujete vidět datum termínu, můžete si to na Dashboardu zobrazit: klikněte na ozubené kolečko vpravo nahoře > Zobrazovat: Přesné termíny.
Export dat z Dashboardu
Pokud potřebujete s daty z Dashboardu dále pracovat nebo je mít jednoduše z nějakého důvodu ještě na jiném místě, můžete si je jednoduše exportovat. Stačí kliknout na tlačítko exportu v horní části.
Data se vyexportují v podobě CSV tabulky, která může vypadat třeba takhle:
