Díky štítkům můžeš značit, seskupovat a kategorizovat úkoly napříč projekty. Tato zdánlivě jednoduchá funkce s sebou přináší celou řadu nových přístupů a způsobů, jak si organizovat práci ve vašem týmu.
Štítky ti pomůžou se rychleji orientovat – mohou značit stav úkolu, typ práce a je jednoduché podle nich filtrovat.
Jak vytvořit nový štítek
Nový štítek může vytvořit kdokoli přizvaný k projektu. Štítek se přidává přímo u konkrétního úkolu. Stačí napsat název a vybrat barvu štítku.
Když jsi kurzorem nad úkolem, objeví se šedé ikony pro práci s úkolem. Přes poslední ikonu štítku rozklikneš formulář pro přiřazení štítku.
V následujícím formuláři začni psát název nového štítku do podle Hledat/Přidat štítek…
Pokud máš štítky už nadefinované, stačí přidat výběrem ze seznamu a kliknutím na něj.
Začni psát název nového štítku, objeví se lišta pro výběr barvy a zelené tlačítko Přidat nový štítek.
Jakmile štítek uložíš, můžeš ho opakovaně použít napříč projekty. Štítky mohou přidávat i tví spolupracovníci.
Nový štítek můžeš k úkolu přidat na detailu projektu, To-Do listu i úkolu. Vždy přes stejnou ikonu štítku.
Další možnost je při vytváření nového úkolu. Ve formuláři najdi ve spodní části checkbox Štítky… a přijde nový. Potvrď přes Přidat nový štítek.
Editace štítků
Štítek může editovat kdokoli přímo u úkolu. Nejprve klikni na poslední ikonu štítku a poté přes ikonu tužky pro editaci změníš název a barvu štítku. Změny potvrď zeleným tlačítkem Uložit.
Vlastnosti štítků
- Štítek může k úkolu přidat i odebrat kdokoli.
- Štítek může zcela smazat pouze kapitán projektu, kterému štítek patří a nebo Správce projektu, kterého nastaví kapitán. Lze smazat ve Správě štítků.
Správa štítků
Určitě nastane situace, kdy budeš chtít štítky sloučit, upravit nebo smazat. Přesně pro takové případy jsme připravili tzv. Správu štítků, kde můžeš spravovat ty štítky u projektů, kde jsi kapitán nebo Správce. To znamená u všech vlastních projektů a u projektů jiných kapitánů, kde máš roli Správce projektu.
Správu štítků najdeš přes avatar v pravém horním rohu > Nastavení > Správa štítků.
Nebo přes okno s přidání štítku u úkolu > Spravovat štítky.
Úprava štítků
- Sloučit štítky – hodí se u štítků s podobným významem, které potřebuješ sjednotit do jednoho. U takových úkolů se vybrané štítky nahradí za jiný. Klikni na checkbox u podobných štítků a následně na ikonu pro sloučení. Zadej nový název a barvu.
- Upravit štítek – umožní upravit název a barvu štítku. Možnost je také přímo u úkolu.
Vyber checkbox štítku a ikonu pro úpravu.
Jak upravit štítek ve Správě štítků. - Smazat štítek – zruší štítek a všechna přiřazení k úkolům.
Kdo může upravovat, přidávat a spravovat štítky?
Štítky může vytvářet a upravovat každý uživatel přizvaný k projektu. Nemůže je ovšem mazat. Spravovat štítky můžeš ve svém Profilu > v horní liště pod tvým jménem klikni na Štítky.
Spravovat štítky (tzn. upravovat, slučovat i mazat) můžou jen Správci a nebo Vlastník (Kapitán) projektu. Uživatelé vidí všechny Kapitánovy štítky u projektů, kde jsou přizvaní.
Jak štítky používat
Vytvoření štítku
Nový štítek vytvoříš přímo u konkrétního úkolu, přes poslední ikonu štítku. Začni psát název a klikni na zelené Přidat nový štítek.
Změna štítku
U úkolu klikni na ikonu štítku, vyhledej štítek, který chceš upravit a klikni na tužku pro editaci (vpravo). Můžeš přepsat název štítku nebo změnit barvu.
Filtrování úkolů dle štítků
Štítky lze filtrovat na Dashboardu nebo na detailu projektu v sekci To-Do listy. Rychlého filtru konkrétního štítku docílíte kliknutím na štítek kdekoliv ve Freelu. Na Dashboardu pak doporučujeme vytvořit uživatelské filtry, které můžeš v čase sledovat.
Příklady použití štítků
V případě tvorby štítků se snaž, aby byly co možná nejkratší a jasné – díky tomu bude tým správně přiřazovat štítky k úkolům. Pokud se stane, že štítek potřebuješ přejmenovat, sloučit nebo smazat, tak od toho je Správa štítků, kterou najdeš v Nastavení pod tvým avatarem.
Štítek jako Status
Díky štítku jako statusu víš ty i jeho řešitel, jaký má úkol stav a to na první pohled.
Vytvoř štítky:
- Začínáme (Started)
- V realizaci (In-Progress, WIP)
- Čeká na schválení (Waiting for Approval)
Takové štítky pak přiřazuj dle stavu příslušným úkolům. Díky filtraci si můžeš pak zobrazit jen ty úkoly, které Čekají na schválení atp.
Štítek pro Sprinty
Ve Freelu pracujeme v tzn. Týdenních sprintech. Co to velmi zjednodušeně znamená? V pondělí si řekneme, co chceme v tomto Sprintu zvládnout dokončit. Bavíme se o tom, kdo který úkol udělá, kolik mu asi zabere času a kdo komu s čím pomůže. Ideální stav je, že jsou všechny úkoly v pátek hotové.
Pro Sprinty využijeme štítky: #1 Sprint, #2 Sprint, … Výhodou je, že takhle můžeme oštítkovat jakýkoliv úkol napříč projekty a všichni si můžou na Dashboardu zobrazit sobě přiřazené úkoly v aktuálním sprintu.
Pro takto vyfiltrované úkoly na Dashboardu uložit filtr a s každým týdnem si jen měnit štítek pro aktuální sprint.
Semaforový systém štítků
V principu jde o jednoduchý systém, který znáš ze silnic:
- Zelený štítek: Probíhá
- Oranžový štítek: Čeká
- Červený štítek: Odložen
Štítek „Ke kontrole“
Často se stává, že v týmu potřebuješ některé úkoly schválit od šéfa, potvrdit od klienta nebo jen zkontrolovat méně zkušeného kolegu. Pro takové případy se hodí vytvořit štítek Ke kontrole, který pak zodpovědná osoba v pravidelných intervalech kontroluje a posouvá do dalšího stavu – třeba jen tím, že úkol dokončí.
Další inspirace
- Otevřené – Pracuje se na tom.
- Dokončeno – Pokud z nějakého důvodu nechceš úkol zavírat, třeba aby nemizel z výpisu.
- Čeká na Feedback – V případě, že potřebujete k úkolu více informací. Je dobré mít v týmu domluvené, kdo je ta osoba, která úkoly z tohoto stavu „vysvobodí“.
- Nerealizovat – Když už jste se rozhodli, že tento úkol nechcete/nebudete realizovat.
- Název reklamní kampaně – Pro přehled všech úkolů napříč projekty a odděleními (Vývoj, Marketing, Design, Print).
- Název události – Když jich pořádáte více najednou.
- Jméno klienta / Název firmy – Pro koho zpracováváte zakázky, fakturujete jim apod.