Kalendář úkolů a podúkolů může být váš velký pomocník. Je to přehled všech termínů nad úkoly i podúkoly. Díky němu můžete snadno plánovat práci týmu, sledovat vytíženost lidí nebo vytvářet nové úkoly přímo na konkrétní dny.
V kalendáři vždy uvidíte číslo týdne, což vám může pomoct s efektivním plánováním úkolů.
Detail s diskuzí každého úkolu i podúkolu můžete zobrazit pomocí klávesové zkratky myš nad pod/úkolem + Q nebo kliknutím přímo na událost. Vyvoláte tak modální okno, kde jsou podúkoly, diskuze, můžete přidat komentář nebo pod/úkol upravit (řešitele, sledující, termín, vykazovat, přidat štítek nebo prioritu).
V kalendáři se vždy zobrazuje jen aktuální opakovaný pod/úkol s termínem, následující předem naplánované pod/úkoly se neobjeví. Více o tom, jakým způsobem se zobrazují opakované úkoly, najdete tady.
Úkoly bez termínu
V levém sloupci Úkoly bez termínu najdete seznam úkolů a podúkolů, které zatím nemají přiřazený termín. Seřazené jsou podle projektů. Pomocí drag-and-drop (tažením myší) můžete pod/úkol přetáhnout do kalendáře a nastavit mu termín.
Pokud se vám levý sloupec nezobrazuje, klikněte na ikonu 3 linek vlevo od filtrů.
Úkoly a podúkoly z jednoho projektu mají vždy stejnou barvu, kterou můžete kdykoliv změnit. Tažením myši nastavíte úkolům a podúkolům ze seznamu Úkoly bez termínu konkrétní datum a případně i čas.
Dokončené úkoly a podúkoly
V kalendáři se kromě nedokončených pod/úkolů zobrazují i ty dokončené, které se odlišují přeškrtnutým názvem stejně jako například na Dashboardu. Abyste je v kalendáři viděli, stačí kliknout na ikonku ozubeného kolečka vpravo nahoře > zapnout checkbox Dokončené úkoly.
Jejich viditelností v kalendáři získáte větší přehled o kapacitách na projektech.
Další možnosti, jak získat přehled o dokončených pod/úkolech (ať už vašich nebo ostatních uživatelů) si můžete přečíst v tomto krátkém článku.
Změna termínu tažením v kalendáři
V kalendáři můžete s termínem úkolu i podúkolu libovolně hýbat tažením myši. Když chcete termín úkolu zadat na několik dní, najeďte myší na pravou stranu události a po zobrazení šipky úkol natáhněte. Při měsíčním zobrazení kalendáře měníte rozsah od-do v řádu dní.
Změna termínu úkolu tažením v kalendáři v řádu hodin
Měnit můžete rozsah i v řádu hodin. Stačí když si vpravo nahoře přepnete zobrazení kalendáře na některou z voleb: Týden nebo Den.
Větší množství úkolů v daný den uvidíte přehledně pod sebou, když přepnete zobrazení na volbu Týden.
Přepínání mezi měsíci, týdny, dny
Během tažení myší můžete přepínat mezi měsíci, týdny nebo dny přes šipky na klávesnici.
Nastavení pohledu kalendáře
Každý preferuje jiný pohled. Některé týmy plánují práci na přesné časy, jiným stačí konkrétní den. Pro oba případy má Freelo kalendář několik pohledů.
Měsíční zobrazení
Zde máte přehled o celém měsíci. Můžete přidat navigaci nebo zobrazení hierarchie. Hodí se pro rozplánování úkolů například pro projekťáka – koncem týdne zařadí prioritní úkoly na pondělí a poté zaplánuje konkrétně.
Týdenní zobrazení
Zobrazení týdne má dvě varianty. U první s ikonou hodin je viditelná tabulka a plánování přesných časových oken je jednodušší. U druhé není tabulka.
Denní zobrazení
Pohled na konkrétní den se hodí pro plnění pracovních povinností daného dne. Lze si vyfiltrovat pouze vlastní úkoly a tak víte, na čem pracovat.
Agenda
V pohledu agenda je přehled celého týdne rozdělený do dní pod sebou. Rozdílný je v přednastaveném zobrazení nadřazených úkolů k podúkolům.
Vytvoření nového úkolu
Přímo v kalendáři můžete dvojklikem vytvořit nový úkol v jakémkoli pohledu (měsíční, denní atp.). Funguje to podobně, jako například v Google kalendáři.
Dvojklik myší vyvolá modální okno pro přidání úkolu. Je nutné zvolit projekt a To-Do list, kde bude úkol zařazený a zadat název úkolu. Termín bude vybraný automaticky, podle toho, kam v kalendáři kliknete. Doplnit můžete zadání do prvního komentáře, nastavit řešitele, sledující úkolu, prioritu, štítky nebo přidat podúkoly.
Vytvoření úkolu potvrdíte klávesou Enter nebo zeleným tlačítkem Uložit. Freelo si pamatuje naposledy zvolený projekt a To-Do list, což může vaší práci urychlit.
Využít můžete i tlačítko plus, které vyvolá stejné modální okno.
V kalendáři můžete tímto způsobem (zatím) přidávat pouze úkoly.
Změna barvy projektu
V Kalendáři můžete měnit barvy pro jednotlivé projekty. Úkoly a podúkoly z jednoho projektu mají vždy stejnou barvu. Jakmile změníte barvu projektu v kalendáři, změníte ji i všem ostatním uživatelům, kteří mají do projektu přístup. Barvu projektu může v kalendáři upravit kdokoli.
Pro změnu barvy klikněte na čtvereček vpravo u názvu projektu, pak už jen stačí vybrat barvu a Uložit.
Synchronizace kalendářů
Velmi snadno můžete synchronizovat úkoly z Freela do Google kalendáře, Outlooku a nebo kalendáře, který používáte na svém zařízení.
Jak na propojení kalendářů najdete v nápovědě k exportu kalendáře.
Zobrazení hierarchie
Po přidání chytrých podúkolů, které mohou mít termíny, jsme přidali i funkci navigace a zobrazení nadřazených úkolů. V Kalendáři si můžete zapnout Zobrazení hierarchie, díky kterému uvidíte nadřazený úkol k podúkolu.
Zobrazení funguje v levém sloupci Úkoly bez termínu. Zapnete ho checkboxem pod filtry.
Po zapnutí zobrazení hierarchie se v poli kalendáře zobrazuje navigace k podúkolům. Když najedete myší na podúkol, uvidíte k jakému úkolu patří.
Zařazení do To-Do listu nebo projektu
Pro ještě lepší orientaci doporučujeme zapnout zobrazení To-Do listu nebo Projektu, kam pod/úkol patří. Název se zobrazuje přímo ve vybraném pohledu na kalendář.
Na výběr jsou možnosti:
- To-Do list
- Projekt
- Zobrazení víkendu
- Dokončené úkoly
- Skrýt úkol po dokončení
Kalendář konkrétního projektu
U každého projektu si můžete zobrazit v kalendáři jen úkoly z něj, stačí kliknout na Kalendář v horním menu projektu.
Po kliknutí na tlačítko Kalendář se zobrazí kalendář s úkoly, které souvisejí přímo s daným projektem.