1. Home
  2. Finance & Faktury
  3. Měření času a výkazy nad úkoly

Měření času a výkazy nad úkoly

Nejjednodušším způsobem, jak vykazovat čas strávený nad úkolem nebo podúkolem, je používání měření času (stopek). Na začátku práce dáte Spustit v horní modré liště a Freelo už automaticky měří strávený čas.

Ukázka běžícího měření ve Freelu.
Ukázka běžícího měření ve Freelu.

Po rozkliknutí běžícího měření lze na pár kliknutí:

  • Přiřadit pod/úkol – klikni na Nemá přiřazený žádný úkol a na následující stránce vyber úkol.
  • Upravit začátek měření – upravte Čas spuštěníZměnit.
  • Přidat poznámku k výkazu – zadejte přes Přidej poznámku k činnosti… > Uložit.
  • Zastavit – klikněte na ikonu „stop“ v červené liště.
Takto rychle upravíte běžící měření.
Takto rychle upravíte běžící měření.

Jak měření času ve Freelu používat?

Jsou dva hlavní způsoby, jak je nejlepší měřit čas:

1) Kliknutím na ikonku play u jednotlivých úkolů

Když čas běží a začínáte dělat na něčem novém, stačí kliknout na play u nového úkolu – buď v detailu projektu nebo přímo na Dashboardu. Freelo automaticky předchozí výkaz uloží a začíná rovnou stopovat na novém úkolu. Díky tomu se nestane, že by vám nějaký čas proklouzl mezi prsty.

Jak začít stopovat čas nad konkrétním úkolem v detailu projektu.
Jak začít stopovat čas nad konkrétním úkolem v detailu projektu.

2) Kliknutím na play v hlavičce Freela

Typický případ je, když zavolá klient. Jednoduše klikneš v hlavičce na stop, přerušíte a zároveň uložíte aktuálně běžící čas a hned kliknete znovu na play. Tím začíná běžet nový výkaz, který později správně přiřadíte k úkolu nebo podúkolu, který souvisí s telefonátem.

Měření času můžeš zapnout ať už jsi ve Freelu kdekoliv. Stačí kliknout na ikonku play v hlavičce.
Měření času můžeš zapnout ať už jsi ve Freelu kdekoliv. Stačí kliknout na ikonku play v hlavičce.

Tip: Klávesová zkratka

K dispozici máš klávesovou zkratku ALT+Shift+S (nebo pokud nefunguje, zkuste CTRL+ALT+Shift+S). Ta odstartuje nebo ukončí měření. Pokud jste na detailu úkolu nebo podúkolu, tak začne měřit přímo na něm.

Přesun úkolu s výkazy

Při přesunu úkolu s výkazy, vám v aplikaci vyskočí okno. Můžete si vybrat z možnosti Ponechat výkazy ve zdrojovém projektu a nebo Přesunout výkazy do cílového projektu.

Přesun úkolu s výkazem.
Přesun úkolu s výkazem.

Přehled všech výkazů

Důležitou součástí měření je přehled všech měření. Dostanete se na něj kliknutím v horním menu na Měření času > Všechna měření nebo přímo kliknutím na červenou běžící časomíru.

Tady můžete k naměřeným časům přiřadit úkoly nebo podúkoly. Případně měření editovat.

Seznam všech tvých výkazů. To je i místo, kde budeš jednoduše přiřazovat výkazy k úkolům.
Seznam všech tvých výkazů. To je i místo, kde budete jednoduše přiřazovat výkazy k úkolům.

Na přehledu můžete spouštět měření, vybrat k němu konkrétní úkol a nebo výkaz zadávat ručně. Variantu zvolíte v pravém horním rohu, přepínáním přes Stopky nebo Manuální.

Ukázka jak rychle přepínat mezi stopkami a manuálním zadáním výkazu.
Ukázka jak rychle přepínat mezi stopkami a manuálním zadáním výkazu.

Tipy na ruční zadávání časových údajů

Do políčka, kam se zadává čas můžete zadávat následující tvary:

  • 5m → 5 minut
  • 2:20 → 2 hodiny 20 minut
  • 2,5 → 2 a půl hodiny (funguje až do čísla 9 – vyšší čísla se berou už jako minuty)
  • 15 → 15 minut
  • 250 → 4 hodin 10 minut
  • 0830 → 8 hodin a 30 minut
  • 1300 → 13 hodin 0 minut

Násobení hodinovkou

Pokud nastavíte uživateli hodinovku, bude se automaticky násobit časovým údajem. Ihned uvidíte finální sumu.

Tzn. hodinovka násobená časem. Např.: Mám hodinovku 500 Kč a vykážu 1,5 hodiny — Freelo automaticky zobrazí další sloupec s celkovou sumou 750 Kč.

V pravém sloupci je vidět celková hodnota když se čas vynásobí hodinovkou.

Přehled výkazů u úkolu

U každého úkolu si můžete zobrazit seznam všech výkazů. Pro ještě lepší přehled zvolte Souhrny uživatelů, kde se výkazy seskupí podle uživatelů a přehledně tak uvidíte, kolik který uživatel kompletně u konkrétního úkolu vykázal.

Souhrny uživatelů u výkazů v úkolu.
Souhrny uživatelů u výkazů v úkolu.

Ruční vykazování odpracovaného času

Vykazování času či nákladů nad úkoly i podúkoly vám umožní sledovat finanční stránku projektu z pohledu reálných čísel.

Klikněte vpravo od názvu úkolu/podúkolu na ikonku hodin (nebo již vykázanou částku). Objeví se okno, ve kterém můžete zadat čas a/nebo hodinovou sazbu. Po uložení se čas s hodinovkou vynásobí a vás první výkaz je na světě. K výkazu můžete napsat poznámku nebo ho vykázat zpětně na konkrétní datum.

Okno výkazů nad úkolem. Pro vykázání stačí kliknout na ikonku hodin vpravo na řádku úkolu nebo na již vykázané částky.
Okno výkazů nad úkolem. Pro vykázání stačí kliknout na ikonku hodin vpravo na řádku úkolu nebo na již vykázané částky.

Zadávat můžete jak pouze finanční náklad, tak i časový údaj. Není třeba vždy zadávat obojí.

Tip: Výkazy v podúkolech

Stejným způsobem můžete ručně vykazovat také u podúkolů. Přejděte na detail podúkolu nebo modální okno a přes ikonu hodin vykazujte čas i peníze.

Editace výkazů

Kliknutím na ikonu tužky na řádku výkazu můžeš údaje editovat.
Kliknutím na ikonu tužky na řádku výkazu můžete údaje editovat.
Pole pro úpravu poznámky, částky nebo času u výkazu.
Pole pro úpravu poznámky, částky nebo času u výkazu.

Editovat vlastní výkazy můžete buď na stránce Měření času nebo přímo u úkolů a podúkolů. Pokud jste kapitán nebo Správce projektu, můžete u pod/úkolů v projektu editovat i existující výkazy ostatních. Stačí kliknout vpravo na ikonu tužky u výkazu a otevře se list výkazů k editaci.

Pokud výkaz smažete, vyskočí vám v levém dolním rohu zelené okno, kde můžete kliknutím na vrátit akci zrušit. Tato možnost je jak na stránce měření času, tak přímo u úkolů a podúkolů.

Ukázka, jak vrátit smazaný výkaz na stránce Měření času.
Ukázka, jak vrátit smazaný výkaz na stránce Měření času.
Ukázka, jak vrátit smazaný výkaz přímo u úkolu.
Ukázka, jak vrátit smazaný výkaz přímo u úkolu.

V případě smazání výkazu jiného uživatele se objeví modální okno, ve kterém je potřeba tuto akci potvrdit. Uživateli pak přijde notifikace s touto informací.

Potvrzení o smazání cizího výkazu.
Potvrzení o smazání cizího výkazu.
Notifikace o smazání výkazu jiným uživatelem.
Notifikace o smazání výkazu jiným uživatelem.

Výkaz jako náklady

K výkazům u úkolu a podúkolu můžete přistoupit i jako k nákladům, které byly s úkolem spojené. Např. nákup materiálu nebo placení obchodní večeře. Nemusíte zadávat čas a zadáš jen částku. Mějte vždy náklady přiřazené k položce se kterou souvisí. Podívej se jak můžeš výkazy či náklady ve Freelu fakturovat.  

Tip:

Freelo si pamatuje u každého projektu poslední použitou hodinovku u každého uživatele. Vykazování je tak rychlé.

Hodinová sazba uživatele

Svým kolegům může Správce projektu nebo kapitán nastavit hodinovou sazbu, kterou se bude rovnou násobit naměřený čas. Hodinovka se nastavuje v sekci Uživatelé, kterou najdete v horním menu na stránce projektu.

Sekce Uživatelé v detailu projektu.
Sekce Uživatelé v detailu projektu.

Každý člen týmu vidí pouze svoji hodinovku. Kapitán a Správce projektu vidí hodinovou sazbu všech. Kliknutím na checkbox zámku hodinovou sazbu uzamknete a uživatel si ji nemůže sám změnit.

Pravomoce na uzamknutí hodinovky:

  • Kapitán projektu: kapitán si může nastavit vlastní hodinovou sazbu, která se mu bude násobit vykázaným časem – tato hodinovka nejde uzamknout.
  • Správce: každý správce může uzamknout hodinovku přizvaným uživatelům i ostatním správcům – pokud potřebuje někdo hodinovku odemknout, tak může kontaktovat jak kapitána, tak libovolného jiného správce.
  • Přizvaný uživatel: přizvaný uživatel nemá možnost hodinovku sám sobě zamknout ani odemknout.

Na detailu projektu v sekci Uživatelé můžeš editovat a ukládat hodinovku.
Na detailu projektu v sekci Uživatelé můžete editovat a ukládat hodinovku.

Hromadné zadávání hodinové sazby

V rámci našeho tarifu Business je možné nastavit hodinovou sazbu i pro více projektů naráz.

Stačí v Business panelu přejít do sekce Uživatelé, kde přes trojtečkové menu konkrétního kolegy zvolíte možnost Hodinová sazba.

Tady najdeš možnost nastavení hodinové sazby napříč projekty.
Tady najdete možnost nastavení hodinové sazby napříč projekty.

Potom už jen vyberete konkrétní částku (pro každou měnu), projekty a můžete zvolit i další možnosti, jako nastavení hodinovky pro budoucí projekty nebo nastavení více uživatelům.

Hodinová sazba kapitána

Pokud jste kapitán placeného režimu nebo máte nastavenou roli Firemního kapitána, můžete hodinovou sazbu nastavit i sám sobě. Nastavení je stejné jako u ostatních uživatelů.

Postup hromadného nastavení hodinové sazby.
Postup hromadného nastavení hodinové sazby.

Tohle všechno zvládnete v Business panelu na jednom místě. Narozdíl od ostatních uživatelů tuto hodinovou sazbu nelze uzamknout.

Práce s výkazy

Výkazy můžete z Freela snadno exportovat a dál s nimi pracovat např. v Excelu, filtrovat, fakturovat a procházet.

Přejděte do sekce Reporty v modré horní liště > sekce Výkazy > Denní výkazy nebo tabulkové zobrazení Týdenní a měsíční výkazy.

S výkazy se ti bude nejlépe pracovat v sekci Reporty > Denní nebo Týdenní a měsíční výkazy.
S výkazy se vám bude nejlépe pracovat v sekci Reporty > Denní nebo Týdenní a měsíční výkazy.

Filtrovat (1) můžete podle měny projektu, autora výkazu (uživatele), projektu nebo časového období. Vyfiltrovaný pohled lze exportovat do CSV tabulky (2).

Filtrování výkazů a export do CSV tabulky.
Filtrování výkazů a export do CSV tabulky.

Uživatelská práva u výkazů

Kapitán i Správce projektu vidí výkazy, všech přizvaných uživatelů automaticky. Žádný přizvaný uživatel jim svůj výkaz na projektu nemůže skrýt.

Každý uživatel se ale může rozhodnout, kterému dalšímu přizvanému uživateli chce výkazy na konkrétním projektu ukázat.

Na detailu projektu v horním menu přejděte do sekce Výkazy.

Filtrovat si můžete pomocí přesný datumů. Po kliknutí na šipku se v daném definovaném rozsahu posune výkaz o danou hodnotu.

Pokud nastavíte například od 1. ledna – 12. ledna a kliknete levou šipkou dostanete se na jeden klik k datu 20. prosince – 31. prosince. Posune se tedy filtr o 12 dní.

Zobrazení výkazů u projektu.
Zobrazení výkazů u projektu.

Přes ikonu v pravém horním rohu Kdo vidí moje výkazy můžete nastavit sdílení s dalšími uživateli, kteří nejsou vlastníkem ani správcem projektu. Tato funkce umožňuje transparentnost týmu.

Objeví se řádek Moje výkazy ukazuji uživatelům: a seznam lidí. Kliknutím můžete přidat nebo odebrat uživatele.

Ukázka, jak zapnout sdílení výkazů na daném projektu s dalšími uživateli.
Ukázka, jak zapnout sdílení výkazů na daném projektu s dalšími uživateli.
Jak sdílet výkazy s přizvanými uživateli.
Jak sdílet výkazy s přizvanými uživateli.

Výkazy v podúkolech

Výkazy z podúkolů se kumulují u nadřazeného úkolu, kde se zobrazí jako suma. Jak pracovat s podúkoly najdete v samostatné nápovědě, kde je také video.

Ukázka dvou výkazů zobrazených v rámci podúkolu, ve kterém výkazy vznikly.
Ukázka dvou výkazů zobrazených v rámci podúkolu, ve kterém výkazy vznikly.
Ukázka těch samých výkazů, vykázaných na podúkolu v seznamu všech výkazů v rámci úkolu.
Ukázka těch samých výkazů, vykázaných na podúkolu v seznamu všech výkazů v rámci úkolu.

Jak vykazovat v podúkolech

Výkaz u podúkolu přidáte stejným způsobem jako u úkolu. Můžete využít ruční zadávání nebo spustit měření času.

Přes ikonu hodin

Na detailu podúkolu klikni na ikonu hodin a ručně doplňte výkaz. Zde můžete rovnou zapsat poznámku k činnosti, zadat hodinovou sazbu/finanční náklad nebo čas. Není nutné vyplňovat částku i čas, můžete zadat pouze jedno z toho.

Jak ručně vykazovat u podúkolů.
Jak ručně vykazovat u podúkolů.

Přes ikonu play

Na detailu podúkolu nebo v jeho modální okně, které vyvoláte klávesovou zkratkou myš nad podúkolem + Q (případně přes bublinu s počtem komentářu vpravo od názvu podúkolu) můžete spustit měření. Měření času se spustíš přes ikonu play.

Spusť měření času přes ikonu play na detailu podúkolu.
Spusťte měření času přes ikonu play na detailu podúkolu.

Měření času

V sekci Měření času, kterou najdete v horní modré liště, přejdete na Všechna měření. Zde můžete k jednotlivým měřením přiřazovat podúkoly i úkoly. Pro přehled k jakému úkolu podúkol patří slouží drobečková navigace pod názvem podúkolu.

Zobrazení nadřazeného úkolu ve výpisu Měření času u podúkolu.
Zobrazení nadřazeného úkolu ve výpisu Měření času u podúkolu.
Updated on 30.9.2024
Was this article helpful?