Chytré podúkoly s termíny

Vylepšené podúkoly už nejsou jen checklistem dílčích aktivit na odškrtávání. Jsou chytřejší o termíny a diskuzi, zobrazují se v kalendáři, na Dashboardu i v Timeline, a lze u nich vykazovat.

Můžete také měnit úrovně u chytrých podúkolů, nebo podúkol přesunout.

K čemu se hodí podúkoly

Podúkoly se hodí pro tyto případy:

• Nechcete v rámci úkolu na něco zapomenout.
• Úkol je proces, u kterého chcete zajistit řádné dokončení všech jeho dílčích částí.
• Dílčím částem nastavíte samostatný termín, který Freelo řešiteli podúkol připomene.
• Chcete úkol i s podúkoly znovu používat v jiných projektech v budoucnu – vytvoříte šablonu.
• Chcete přidat víc řešitelů k úkolu.

Jak vytvořit podúkol

Nové chytré podúkoly můžete přidávat ke všem úkolům ve Freelu. Lze je přidat rovnou při vytváření úkolu a nebo k již existujícímu úkolu. Způsoby přidání jsou detailně rozepsané v této nápovědě.

Při přidání nového úkolu

V okně s přidáním úkolu je jako poslední možnost checkbox Přidat podúkoly… Zde vypište každý podúkol na jeden řádek. Potvrďte přes Uložit.

Na detailu úkolu

Na detailu úkolu kliknete na zelené tlačítko Přidat podúkoly. V následujícím okně vypíšete jednotlivé podúkoly (řádek = jeden podúkol) a můžete je zde hromadně přiřadit jednomu řešiteli.

Můžete podúkolům rovnou přiřadit stejný termín. Poté kliknete na Přidat podúkoly.

Přiřadit řešitele a termín můžete také až po vytvoření podúkolů. Tak je možné nastavit pro každý podúkol jiného řešitele i termín. Řešitel a termín se nastavuje přes ikony vlevo od názvu podúkolu.

Na detailu úkolu s dalšími detaily

Pokud už předem víte, že bude zakládat chytrý podúkol s dalšími detaily, hodí se šipka vedle tlačítka Přidat podúkoly. Můžete tady rovnou sepsat zadání k podúkolu, přiřadit ho řešitelům, nastavit termín, prioritu, štítek atp.

Přejděte na detail úkolu a klikněte na zelenou šipku vpravo od tlačítka Přidat podúkoly.

Zobrazí se formulář pro přidání nového chytrého úkolu. Je nutné zadat název podúkolu. Všechna další pole jsou nepovinná. Podúkol přidej tlačítkem Uložit.

Detail podúkolu a funkce

Dobře znáte detail úkolu s diskuzí a dalším funkcemi úkolu. Na detail podúkolu se dostanete přes navigaci v modalu podúkolu kliknutím v horní navigaci na Přejít na detail podúkolu.

Následně se ti zobrazí podúkol s diskuzí.

Co umí chytré podúkoly

• Řešitele a termíny
• Diskuzi
• Štítky
• Priority
• Nastavení připomínky
• Sdílení přes veřejný odkaz
• Výkazy
• Podúkoly (checklist)

Mimo to můžete podúkol připnout k projektu, nastavit e-mail pro zasílání komentářů, sledovat historii změn na podúkolu, exportovat jeho strukturu, nastavit si sledování podúkolu nebo ho smazat.

Připomínka podúkolu

Chcete se k podúkolu vrátit později? Nastavte si v pravém sloupci připomínku přes Připomenout… Následně můžete vybrat jednu z navržených možností nebo zvolit Vlastní a nastavit přesně podle svých potřeb.

Jak smazat podúkol

Je několik možností, jak smazat podúkol. První z nich je na detailu podúkolu v pravém menu kliknutím na Smazat.

Na detailu nadřazeného úkolu můžete hromadně smazat všechny podúkoly přes trojtečkové menu > Odstranit všechny podúkoly. Jednotlivé podúkoly lze smazat přes ikonu odpadkového koše, ta se zobrazí když najedete myší na řádek podúkolu.

Štítky

Označte podúkol štítkem pro lepší kategorizaci a filtrování. Štítek nastavíte na detailu podúkolu přes ikonu štítku u názvu podúkolu, nebo na přehledu všech podúkolů snadno přes ikonu štítku – na jeden klik.

Priorita

Podúkol můžete označit třemi stupni priority: nízká, střední a vysoká – stejně jako úkoly. Na detailu podúkolu klikněte na ikonu vykřičníku před názvem podúkolu.

Sdílení přes veřejný odkaz

Funkce se hodí v případě, že máte část úkolu pro někoho, kdo nepoužívá Freelo. V podúkolu mu shrnete všechny důležité informace, přiložíte soubory, nastavíte termín atp. a celý detail podúkolu nasdílíte přes tajný veřejný odkaz někomu mimo Freelo. Koukněte jak fungují veřejné odkazy.

V pravém menu na detailu podúkolu klikněte na Sdílet přes veřejný odkaz… a vygenerujte adresu. Můžete ji poslat komukoli potřebujete.

Checklist podúkolů

V chytrém podúkolu můžete mít další sadu podúkolů, které slouží jako checklist. Lze je přiřadit řešiteli a editovat jejich název.

Na detailu nadřazeného úkolu signalizuje checklist podúkolů modré kolečko s grafem (počet podúkolů a jejich plnění).

Jak přiřadit řešitele

Pokud máte už vytvořené podúkoly, můžete jim přiřadit řešitele několika způsoby. Nejjednodušší z nich je přiřazení uživatele přes ikonu postavy vpravo od názvu podúkolu.

Může se stát, že budete potřebovat jeden úkol rozdělit mezi více řešitelů. K tomu se skvěle hodí právě podúkoly. Mrkněte na nápovědu, jak přiřadit úkol více uživatelům.

Hromadné přiřazení řešitele

Máte list podúkolů, které bude řešit jeden člověk? Na detailu úkolu můžete vypsat list podúkolů a hromadně je přiřadit jednomu řešiteli.

Klikněte na zelené tlačítko Přidat podúkoly, vypište podúkoly pro jednoho řešitele a v dalším poli Kdo podúkoly řeší vyberte zodpovědnou osobu. Pokud ovšem chcete stejný podúkol vytvořit více řešitelům, můžete k němu hromadně přiřadit více uživatelů/celý tým.

Jak přiřadit termín

Termín podúkolu můžete přiřadit několika způsoby:

1. Na detailu úkolu

Přes ikonu kalendáře můžete k podúkolu nastavit termín. Vybrat můžete konkrétní datum (i čas) nebo nastavit plovoucí termín od-do. Po vybrání termínu je potřeba kliknout na zelené Uložit.

Dále můžete termín podúkolu nastavit pomocí klávesové zkratky myš nad úkolem + T.

2. Na detailu podúkolu

Z detailu nadřazeného úkolu se můžete přes klávesovou zkratku myš nad úkolem + Q dostat do modálního okna podúkolu. Termín přiřadíte stejným způsobem, jako u klasického úkolu přes ikonu tužky.

Diskuze u podúkolu

Rozklikněte podúkol na jeho detail a diskutujte nad řešením. V komentářích můžete přidávat soubory a podklady, formátovat text, používat zmínky nebo odpovídat na část komentářů vašich spolupracovníků. Také jsme nově přidali možnost nahrávání obrazovky, záznam zvuku, nebo emodži. Bližší informace o vkládání komentářů naleznete zde. Komentář vložíte kliknutím na zelené Uložit.

S uložením komentáře můžete v jednom kroku rovnou dokončit podúkol > Uložit & Dokončit úkol. Případně si nastavit připomínku na později > Uložit & Připomenout, která vyvolá kalendář pro nastavení připomínky.

Pokud jde o dokončený úkol, který přidáním komentáře chcete obnovit, klikněte na šipku vedle Uložit > Uložit & Aktivovat úkol.

Zobrazení na Dashboardu a Kalendáři

Podúkoly s termínem se zobrazují v Kalendáři a také na Dashboardu, kde jsou žlutě odlišené.

Zobrazení podúkolů na Dashboardu

Podúkoly se zobrazují na Dashboardu jako klasické úkoly s drobečkovou navigací, která značí nadřazený úkol. Podúkoly mají žluté podbarvení.

Nastavením filtrů v levé části Dashboardu můžete zobrazit podúkoly přiřazené jinému uživateli a dále pohled personalizovat zadanými filtry.

Jak vypnout zobrazení podúkolů

Pokud máte velké množství přiřazených podúkolů, možná pro vás bude přehlednější si jejich zobrazení na Dashboardu vypnout. Aktivujte box Skrýt podúkoly a budou se vám zobrazovat pouze úkoly.

Zobrazení podúkolů v Kalendáři

V Kalendáři se zobrazují podúkoly, které mají nastavený termín stejně jako klasické úkoly. Kliknutím na název podúkolu se vám zobrazí jeho detail v modálním okně.

Jak vykazovat v podúkolech

U podúkolů můžete vykázat strávený čas, násobit ho hodinovou sazbou nebo přidat jen finanční náklad, jako u klasických úkolů. Suma výkazů za všechny podúkoly se zobrazí u nadřazeného úkolu.

V sekci reportů Týdenní a měsíční se výkazy u podúkolů ukazují seskupeně pod nadřazeným úkolem. Možnosti používání timesheet tabulky najdete tady.

V sekci Výkazy se jednotlivé podúkoly zobrazují samostatně – co výkaz podúkolu, to řádek. V reportu nelze výkazy seskupit.

Jak přidat výkaz/měřit čas

Můžete vykazovat manuálně přes ikonu hodin na detailu podúkolu. Můžete vyplnit jen některá pole jako je poznámka k činnosti, finanční částka nebo strávený čas, poté kliknete na Uložit.

Využít můžete spuštění měření času přes stopky na detailu podúkolu/v modalovém okně podúkolu. Klikněte na ikonu „play“, ta spustí měření času, které začne běžet i v horní modré liště timetrackingu.

Checklist podúkolů

Chytré podúkoly mohou mít checklist klasických podúkolů s přiřazeným řešitelem. V tomto případě není možné přiřadit termín nebo u podúkolu nastavit další detaily. Jde o checklist k odškrtávání jednotlivých činností nebo se hodí k rozdělení aktivit mezi víc uživatelů.

Mrkněte na video, co všechno umí chytré podúkoly.

Notifikace na podúkoly

Pokud jste řešitelem podúkolu nebo jste označený v části Upozornění dostávají jako sledující – vždy dostanete upozornění na nový komentář a další detaily jako v úkolech.

Na nově přiřazený podúkol řešiteli vždy přijde upozornění do zvonečku. Můžete si nastavit také notifikační e-mail na přiřazený podúkol.

Přes svůj avatar v pravém horním rohu přejděte do sekce Nastavení, scrollujte níže na Notifikace e-mailem > Okamžité notifikace e-mailem a zapněte si „Pošlete mi e-mail ihned, když mi někdo přiřadí (pod)úkol.“