Vytvoření nového úkolu

Nový úkol můžeš ve Freelu vytvořit několika způsoby. Přes tlačítko plus v horní modré liště, přidáním do konkrétního projektu a To-Do listu nebo přes klávesovou zkratku odkudkoli ve Freelu.

Co můžeš nastavit při přidávání úkolu?

• Řešitele
• Termín
• Kdo bude dostávat upozornění
• Prioritu úkolu
• Štítek úkolu
• Přidat podúkoly

Nový úkol přes hlavní menu

První způsob přidání nového úkolu je přes ikonu + v modré horní liště, následně zvolíš Přidat úkol.

Zobrazí se formulář, kde je nutné vyplnit Projekt a To-Do list, ve kterém bude úkol zařazený a také název úkolu v kolonce Zadej název úkolu…

Dále můžeš vyplnit pole Popisu úkolu. Ten slouží jako zadání. Připoj také všechny související podklady, fotky a soubory přes tlačítko Přidat soubory. Nakonec klikni na Uložit.

Nový úkol na detailu projektu

Přejdi do projektu, vyber si To-Do list nebo vytvoř nový a následně klikni na Přidat úkol. Postupuj stejným způsobem jako v předchozím bodě, nakonec nezapomeň dát Uložit.

Nový úkol pomocí klávesové zkratky

Ať jsi kdekoliv v aplikaci, stačí použít klávesovou zkratku Alt+Shift+N a můžeš rychle vytvořit úkol, aniž bys opustil aktuální stránku. Vybereš, do jakého projektu a To-Do listu chceš nový úkol zařadit a můžeš mu rovnou nastavit řešitele, termín nebo přidat podúkoly.

Vytvoření nového úkolu přes automator script

Pokud chceš rychle vytvořit nový úkol v okamžiku, kdy tě zrovna napadne a nejsi zrovna ve Freelu, pomůže ti k tomu automator script. Ten nastavíš ve svém počítači s MacOS pro prohlížeč Google Chrome takhle.

Nejdřív spustíš aplikaci Automator. Vybereš možnost Rychlá akce a spustíš AppleScript.

Potom stačí do pole (* Your script goes here *) vložit tenhle kód:

    set myLink to "https://app.freelo.io/dashboard?createTask=true"
	tell application "System Events"
		tell application "Google Chrome"
			activate
			tell front window to make new tab at after (get active tab) with properties {URL:myLink}
		end tell
	end tell

a přes klasickou zkratku command+S uložit.

Abys mohl script naplno využívat, bude ještě potřeba vytvořit klávesovou zkratku.

Tuhle možnost najdeš v Předvolbách systému > Zkratky > Služby > Obecné, kde je už tvůj script uložený a připravený. Stačí tedy jen přes možnost Přidat zkratku vybrat takovou, která ti bude vyhovovat (na obrázku vidíš zkratku vytvořenou pro klávesy command+Shift+U).

Teď už můžeš vytvářet nové úkoly na jednu zkratku odkudkoliv.

Přidání úkolu v Kalendáři

Přímo v Kalendáři můžeš dvojklikem vytvořit nový úkol v jakémkoli pohledu (měsíční, denní nebo týdenní).

Dvojklik myší vyvolá modální okno pro přidání úkolu. Je nutné zvolit projekt a To-Do list, kde bude úkol zařazený a zadat název úkolu. Termín bude vybraný automaticky, podle toho, kam v kalendáři klikneš. Doplnit můžeš zadání do prvního komentáře, nastavit řešitele, sledující úkolu, prioritu, štítky nebo přidat podúkoly.

Vytvoření úkolu potvrdíš klávesou Enter nebo zeleným tlačítkem Uložit.

Využít můžeš i tlačítko plus, které vyvolá stejné modální okno.

V Kalendáři lze přidávat pouze úkoly, nikoli podúkoly.

Nový úkol z e-mailu

Přímo z e-mailu můžeš vytvořit nový úkol. Stačí, když si k danému To-Do listu vygeneruješ speciální e-mailovou adresu, do předmětu e-mailu napíšeš název úkolu a do textu doplníš zadání. Můžeš přidat přílohy a další podklady. Vše se propíše do Freela.

Klikni na trojtečkové menu vlevo od názvu To-Do listu a zvol E-mail pro vytváření úkolů…, následně potvrď přes Vygenerovat e-mail pro tento To-Do list. Vygenerovaný e-mail zadej jako příjemce e-mailu ve svém mailovém klientu.

Vytvoření úkolu z komentáře

Z jakéhokoli existujícího komentáře ve Freelu můžeš vytvořit nový úkol. Na pár kliknutí získáš úkol se zadáním, které se propíše z komentáře.

U komentáře klikni na trojtečkové menu > Vytvořit úkol z komentáře.

Následně je nutné vybrat projekt a To-Do list a přidat název úkolu. Můžeš nastavit i řešitele, termín, prioritu, upozornění pro další uživatele, přidat štítek nebo podúkoly. Potvrdíš přes Uložit.

V novém úkolu bude automaticky odkaz na komentář, ze kterého úkol vznikl.

Jak hromadně přidat více úkolů

Máš v Excelu připravený seznam úkolů? Chceš je všechny najednou přidat do Freela? Není nic jednoduššího, než úkoly zkopírovat a vložit do konkrétního To-Do listu.

Na detailu projektu, vedle tlačítka Přidat úkol klikni na ikonu šipky > vyber Přidat více úkolů…

Co řádek, to název úkolu. Případně můžeš přidat i podúkoly. Pod název úkoly napiš název podúkolu s pomlčkou na začátku.

Úkoly můžeš rovnou přiřadit jednomu řešiteli nebo jim nastavit stejný termín.

Hromadné přidávání úkolů funguje na principu předepsané textové šablony.

Textová šablona

Hromadné přidávání úkolů funguje na principu předepsané textové šablony. Vytvoř nebo exportuj existující úkol. Tak získáš textovou šablonu, která má následující formát:

Úkol
– Podúkol

V případně přidávání více To-Do listů s úkoly a podúkoly, je formát následující:

= To-Do list
Úkol
– Podúkol

Jak přidat úkoly ze šablony projektu

Vytvoř šablonu projektu, definuj úkoly a podúkoly. Pro opakované činnosti můžeš na pár kliknutí podle šablony přidat nový úkol s před-definovaným postupem.

Pro přidání úkolu ze šablony přejdi na detail projektu. Klikni na ikonu šipky vedle tlačítka Přidat úkol > Přidat ze šablony…

V následujícím okně vybereš ze šablony úkoly, které chceš přidat. Potvrdíš přes Vložit vybrané úkoly.

Hromadné přidání úkolů přes API

Máš po ruce programátora? Díky Freelo API můžeš hromadně přidávat úkoly. Například nové požadavky z help desku, objednávky ze systému a podobně.

V nastavení vygeneruj API klíč a mrkni na API dokumentaci k vytvoření úkolu.

Jak editovat úkol

Údaje v existujícím úkolu lze editovat. Úpravu může udělat kdokoli z týmu. V tomto kroku můžeš editovat název úkolu, změnit řešitele nebo termín. Upravit prioritu, štítek úkolu nebo nastavit opakování.

Na detailu projektu najeď kurzorem na daný úkol a klikni na ikonu tužky. Zobrazí se formulář pro editaci úkolu. Až vše nastavíš, klikni na Uložit.

Další možnost je přes klávesovou zkratku myš nad úkolem + E, která vyvolá editační formulář úkolu. V tomto kroku můžeš upravit název úkolu, řešitele a termín.

Upozornění na nedokončené podúkoly při dokončování úkolu

Pokud jsou v úkolu podúkoly, které dosud nebyly dokončené, systém tě na to upozorní, aby nedošlo k zapomenutí na žádnou důležitou část úkolu.

Nabídnou se ti 3 možnosti:

• Dobře, zatím úkol nedokončovat
• Rozumím, přesto úkol dokončit
• Rozumím, úkol dokončit včetně podúkolů