Jak vytvořit opakovaný úkol či podúkol

Obsah

Děláte něco pravidelně a potřebujete to připomenout? Tak pro vás máme snadnou pomoc: Vytvořte si opakované úkoly (případně opakované podúkoly).

Opakované úkoly jsou skvělý nástroj, díky kterému můžete snadno pravidelně zjišťovat, jak se cítí váš tým, na čem bude kdo kdy dělat, nezapomenete udělat týdenní report, účetní bude pravidelně měsíčně předávat podklady a mnoho dalšího.

Nechte Freelo pracovat za vás. Začleňte opakované úkoly do každodenního pracovního procesu.

K čemu se může hodit:

Fakturace klientovi za pravidelné služby
Narozeniny kolegů
Revize PPC
Týmová retrospektiva
1-to-1 retrospektiva

Vlastnosti opakovaných úkolů

Nový úkol se vytvoří pouze pokud je dokončen předchozí úkol v řadě.
U opakovaného úkolu s termínem se nový úkol vytváří s tzv. klouzavým termínem posunutým o stejný počet dní.
Řešitel nového úkolu bude vždy naposledy přiřazený uživatel nehledě na to, kdo úkol dokončil.
Opakované úkoly se vytváří o půlnoci v 00:00.
Termín podúkolu zůstává neměnný – je nutné ho aktualizovat po vytvoření opakovaného úkolu.
V Kalendáři se zobrazuje vždy pouze jeden aktuální opakovaný úkol. Nejsou zde vidět všechny naplánované opakované úkoly.

Slovníček základních pojmů

Kdy úkol opakovat = perioda opakování
Opakovat každý _ den = den, kdy se bude úkol opakovat
Pouze pracovní dny = úkol se bude opakovat pouze v pracovní dny
Od kdy vytvářet opakované úkoly = datum, kdy se vytvoří první opakovaný úkol
Bez ukončení = opakované úkoly se budou vytvářet do nekonečna
Končí po _ opakováních = opakované úkoly se opakují pouze stanovený počet opakování
Končí datem = po stanoveném datu se již úkol nebude opakovat
Chci úkol s termínem = úkol bude mít termín dokončení, úkol se vytvoří 5. den a termín dokončení bude mít 10. den, úkol tedy uvidím už 5. den a na splnění mám 5 dní – zároveň je nutné doplnit první termín dokončení úkolu
Nevytvářet nový úkol, ale pouze obnovit dokončený = úkol se obnoví a s ním veškerá diskuze, ve které je možné pokračovat, výkazy nad daným úkolem se slučují, pokud bys vytvořil nový úkol, tak bude bez jakékoli minulosti
Kopírovat popis do nového úkolu = do prvního komentáře si poznamenejte to nejdůležitější, tento komentář se vždy zkopíruje do nového opakovaného úkolu
Zapamatovat výchozí To-Do list a vždy vytvořit úkol v něm = pokud přesunete úkol po dokončení do jiného To-Do listu, úkol se vám i přesto vytvoří v To-Do listu původním, kde byl založen

Jak vytvořit opakovaný úkol

Opakovaný úkol můžete vytvořit pouze z již existujícího úkolu. Další možností je upravit opakovaný úkol na jinou sekvenci opakování.

Nejprve je potřeba vytvořit nový úkol. Z existujícího úkolu můžete vytvořit opakovaný úkol dvěma způsoby.

Na detailu úkolu

Přejděte na detail úkolu, kde v pravém menu je možnost Opakovat úkol… a po kliknutí se vám zobrazí formulář s nastavením opakovaného úkolu. Nakonec je nutné dát zelené Uložit.

Druhý způsob, jak nastavit opakovaný úkol, je přes trojtečkové menu vlevo od názvu úkolu. Poté se opět zobrazí formulář s nastavením.

Nastavení opakovaného úkolu přes trojtečkové menu.

Úprava opakovaného úkolu

Opakovaný úkol můžete upravit. Lze změnit všechny podstatné informace jako třeba první komentář, termín, řešitele nebo sledující uživatele. Opakovaný úkol upravíte kliknutím na ikonku zatočené šipky na pravé straně na řádku daného úkolu nebo přes trojtečkové menu.

Jak upravit nastavení opakovaného úkolu.

Následně se zobrazí formulář pro editaci nastavení opakovaného úkolu.

Zrušení opakovaného úkolu

Opakovaný úkol zrušíte rozkliknutím editace přes ikonu zatočených šipek nebo v trojtečkovém menu, případně i na detailu úkolu. V pravém rohu formuláře klikněte na Zrušit opakování úkolu.

Opakované podúkoly

Opakování si můžete nastavit jak u úkolů, tak podúkolů. Princip funguje úplně stejně – opakování můžete nastavit na stránce detailu podúkolu přes trojtečkové menu, zvolit kritéria a podmínky opakování a celou akci uložit kliknutím právě na zelené tlačítko Uložit.

Opakování podúkolu můžete stejně jako u úkolů kdykoli upravit nebo zrušit.

Vzájemné blokování opakovaných (pod)úkolů

Pokud máte už nastavené opakování u nadřazeného úkolu, Freelo vás samo upozorní, že nastavit opakování podúkolu o úroveň nižšího nejde (a naopak, při nastavení opakování u podúkolu již nelze nastavit opakování úkolu, který je mu nadřazen).

Upozornění na nemožnost nastavení opakování úkolu, pokud už je nastaven opakovaný podúkol pod ním. — Upozornění, že nelze nastavit opakování úkolu, pokud obsahuje opakovaný podúkol.

Přehled opakovaných úkolů

Čas od času se může hodit přehled všech nastavených opakovaných úkolů. Na přehled se dostanete přes sekci Reporty v modré horní liště > Přehledy nad úkoly > Opakované úkoly.

Jdi do sekce Reporty > Přehledy nad úkoly > Opakované úkoly. — Jděte do sekce Reporty > Přehledy nad úkoly > Opakované úkoly.

V reportu lze filtrovat podle názvu úkolu, zařazení v projektu nebo seřadit zobrazení dle stáří opakovaného úkolu.

Přehled opakovaných úkolů s možností filtrování.

Příklady opakovaných úkolů

Denní nastavení opakovaného úkolu

Opakování každý pracovní den (ode dne vytvoření opakovaného úkolu)
Opakování se ukončí po 10 opakováních
Úkol nemá termín
Nevytvoří se nový úkol, ale obnovuje se dokončený úkol
Aby se úkol každý den vytvořil, je nutné ho do půlnoci předchozího dne dokončit

Jak nastavit opakovaný úkol na každý pracovní den.

Týdenní nastavení opakovaného úkolu

Opakování každý týden vždy ve čtvrtek = den vytvoření opakovaného úkolu
Zadat den opakování, tedy čtvrtek
Termín úkolu bude vždy v pátek
Bez ukončeného opakování
Vždy se vytvoří nový opakovaný úkol
Do nového opakovaného úkolu se zkopíruje první komentář v úkolu
Tento úkol je nutné vždy do středeční půlnoci dokončit, aby se vytvořil následující

Jak nastavit týdenní opakování úkolu s termínem druhý den.

Měsíční (kvartální) nastavení opakovaného úkolu

Opakování každé tři měsíce, s vytvořením 5. dne v daném měsíci
Opakování končí datem 31.12.2021
Vždy se vytvoří nový úkol
Kopírovat první komentář do nového úkolu

Roční nastavení opakovaného úkolu

Opakování každý rok, 1. května v roce
Nastavit každý květen
Bez ukončeného opakování
Vždy se vytvoří nový úkol
Kopírovat popis úkolu do nového úkolu

Nastavení opakovaného úkolu s termínem

V editaci úkolu nastavíš přes Přiřadit/Termín… první termín dokončení úkolu (1.)
Opakování úkolu na každý týden v pondělí
Úkoly se budou vytvářet od 1. února 2021
Termín úkolu je nastavený na 4 dny od vytvoření úkolu ve 14:00
Přehled naplánovaného vytvoření úkolu a termínu je v levém sloupci (2.)
Vždy se vytvoří nový úkol
Do nového úkolu se nebude kopírovat první komentář

Pokud chcete, aby i stávající úkol měl termín, je nutné termín editovat/změnit jako u klasického úkolu a změny Uložit.

Aktuální opakovaný úkol s termínem se zobrazí v kalendáři. Naopak se předem nezobrazí naplánované opakované úkoly do budoucna.

Chceme vidět termín opakovaného úkolu do budoucna

Opakované termíny do budoucna se nezobrazují, protože reálně neexistují. Lze to obejít kličkou za podmínky vytvoření 2 stejných opakovaných úkolů se stejným nastavením.