Funkce vám pomůže:
- udržet náklady pod kontrolou (bez nutnosti platit licenci pro vaše klienty),
- zapojit klienty přímo do realizace úkolů,
- ochránit citlivá data díky přísně omezeným oprávněním.
Kdo může Hosty nastavit
Uživatele jako Hosta může přizvat:
- Firemní kapitán nebo Kapitán s tarifem Business či aktivním Business trialem.
- Společnost musí mít ověřenou alespoň jednu firemní doménu (nastavíte v Business panelu > sekce Bezpečnost > Domény). Mrkněte na podrobný návod k ověření firemní domény.
- E‑mail Hosta nesmí pocházet z ověřené domény firmy, aby bylo jasné, že jde o externistu / klienta. Například u firmy Freelo nesmí mít Host registrační e-mail na doméně freelo.io.
Hosty snadno vyfiltrujete v Business panelu v sekci Uživatelé, pomocí záložky Hosté.
Jak přizvat a spravovat Hosty
1. Individuální nastavení existujícího uživatele
Jako Hosta můžete nastavit stávajícího přizvaného uživatele, za kterého aktuálně platíte licenci.
Otevřete Business panel > Správa uživatelů.
Na řádku u uživatele pomocí trojtečkového menu zvolte Nastavit role. V následujícím okně vyberte roli Host, zvolte maximálně 2 projekty, kam bude mít uživatel přístup a klikněte na Uložit role.
2. Hromadné přidání nových Hostů
Nového uživatele můžete přizvat rovnou jako Hosta přes Business panel > Správa uživatelů a kliknutím na zelené tlačítko + Přidat uživatele.
Následně se přepnete na záložku Host. Zde zadáte e‑mailovou adresu Hosta a zvolíte maximálně 2 projekty. Potvrdíte zeleným tlačítkem Přizvat uživatele.
Pokud vyberete více než dva projekty, zobrazí se varování a proces nebude možné dokončit.
3. Úprava Hosta v konkrétním projektu
Na nastavení Hosta se můžete prokliknout ze sekce Uživatelé v daném projektu přes Do nastavení hostů (1.). Objeví se modální okno, kde můžete přepnout uživatele z role Host na běženého přizvaného uživatele. Tento krok vás rovnou přesměruje do Správy uživatelů.
Nebo přes šipku u zeleného tlačítka Přidat uživatele > Do správy hostů (2.). Tuto možnost můžete využít, když žádný uživatel v projektu roli hosta nemá nastavenou. Přesměruje vás opět do Správy uživatelů, kde můžete přizvat nové Hosty.
V projektu můžete Hostovi omezit přístup jen do některých To-Do listů.
Co Host může
- Přidávat úkoly, podúkoly a položky checklistu.
- Přiřazovat řešitele a nastavovat termíny úkolů.
- Přidávat soubory, hlasové zprávy a záznamy obrazovky do diskuze k úkolům.
- Komentovat a zapojovat se do diskuzí.
- Vidět štítky pod/úkolů a měnit prioritu úkolu.
- Přizpůsobit si e-mailové a aplikační notifikace a nastavit si profil.
Co Host nemůže
- Měření času & Reporty – Host nemůže spustit měření času, zadat náklad ani zobrazit výkazy.
- Soubory & Poznámky – Host nevidí sekce projektu Soubory a Poznámky.
- Úkoly & To‑Do listy – Host nemůže mazat ani dokončovat pod/úkoly, vytvářet či mazat To‑Do listy.
- Projektové nastavení – Host nemůže změnit název projektu, rozpočet, šablonu projektu ani přidat další uživatele.
- Další funkce – v rámci detailu úkolu jsou pro Hosta skryté: Výkazy, Odhady, Vazby, Vlastní pole.
Limity a podmínky
- Jeden Host může být přizvaný maximálně do 2 projektů.
- Pod jedním kapitánem může být přizváno maximálně 100 Hostů.
- Host se nezapočítává do licencí a je zdarma.
- Při pokusu přidat Hosta do 3 a více projektů se zobrazí varování a akce se zablokuje.
- Hosty lze přidávat pouze po ověření firemní domény a výslovném potvrzení, že jde o externistu/klienta.
Nejčastější dotazy
- Mohu z Hosta udělat plnohodnotného člena týmu?
Ano, stačí v Business panelu změnit jeho roli na jinou předdefinovanou nebo vlastní roli. Následně tento uživatel zabírá plnohodnotnou placenou licenci. - Co se stane, když Host překročí limit dvou projektů?
Zobrazí se hláška s odkazem na aktivaci Business licence. Do třetího projektu Host nebude přidán. - Může Host sledovat čas na svých vlastních projektech?
Ano. Omezení platí pouze v projektech kapitána, kde je veden jako Host. - Mohu Hosty použít pro interní kolegy?
Ne. Při pozvání je třeba potvrdit, že jde o externistu nebo klienta. V případě zneužití můžeme účet zablokovat.