Nejjednodušším způsobem, jak vykazovat čas strávený nad úkolem nebo podúkolem, je používání měření času (stopek). Na začátku práce dáte Spustit v horní modré liště a Freelo už automaticky měří strávený čas.
Po rozkliknutí běžícího měření lze na pár kliknutí:
- Přiřadit pod/úkol – klikni na Nemá přiřazený žádný úkol a na následující stránce vyber úkol.
- Upravit začátek měření – upravte Čas spuštění > Změnit.
- Přidat poznámku k výkazu – zadejte přes Přidej poznámku k činnosti… > Uložit.
- Zastavit – klikněte na ikonu „stop“ v červené liště.
Jak měření času ve Freelu používat?
Jsou dva hlavní způsoby, jak je nejlepší měřit čas:
1) Kliknutím na ikonku play u jednotlivých úkolů
Když čas běží a začínáte dělat na něčem novém, stačí kliknout na play u nového úkolu – buď v detailu projektu nebo přímo na Dashboardu. Freelo automaticky předchozí výkaz uloží a začíná rovnou stopovat na novém úkolu. Díky tomu se nestane, že by vám nějaký čas proklouzl mezi prsty.
2) Kliknutím na play v hlavičce Freela
Typický případ je, když zavolá klient. Jednoduše klikneš v hlavičce na stop, přerušíte a zároveň uložíte aktuálně běžící čas a hned kliknete znovu na play. Tím začíná běžet nový výkaz, který později správně přiřadíte k úkolu nebo podúkolu, který souvisí s telefonátem.
K dispozici máš klávesovou zkratku ALT+Shift+S (nebo pokud nefunguje, zkuste CTRL+ALT+Shift+S). Ta odstartuje nebo ukončí měření. Pokud jste na detailu úkolu nebo podúkolu, tak začne měřit přímo na něm.
Přesun úkolu s výkazy
Při přesunu úkolu s výkazy, vám v aplikaci vyskočí okno. Můžete si vybrat z možnosti Ponechat výkazy ve zdrojovém projektu a nebo Přesunout výkazy do cílového projektu.
Přehled všech výkazů
Důležitou součástí měření je přehled všech měření. Dostanete se na něj kliknutím v horním menu na Měření času > Všechna měření nebo přímo kliknutím na červenou běžící časomíru.
Tady můžete k naměřeným časům přiřadit úkoly nebo podúkoly. Případně měření editovat.
Na přehledu můžete spouštět měření, vybrat k němu konkrétní úkol a nebo výkaz zadávat ručně. Variantu zvolíte v pravém horním rohu, přepínáním přes Stopky nebo Manuální.
Tipy na ruční zadávání časových údajů
Do políčka, kam se zadává čas můžete zadávat následující tvary:
- 5m → 5 minut
- 2:20 → 2 hodiny 20 minut
- 2,5 → 2 a půl hodiny (funguje až do čísla 9 – vyšší čísla se berou už jako minuty)
- 15 → 15 minut
- 250 → 4 hodin 10 minut
- 0830 → 8 hodin a 30 minut
- 1300 → 13 hodin 0 minut
Násobení hodinovkou
Pokud nastavíte uživateli hodinovku, bude se automaticky násobit časovým údajem. Ihned uvidíte finální sumu.
Tzn. hodinovka násobená časem. Např.: Mám hodinovku 500 Kč a vykážu 1,5 hodiny — Freelo automaticky zobrazí další sloupec s celkovou sumou 750 Kč.
Přehled výkazů u úkolu
U každého úkolu si můžete zobrazit seznam všech výkazů. Pro ještě lepší přehled zvolte Souhrny uživatelů, kde se výkazy seskupí podle uživatelů a přehledně tak uvidíte, kolik který uživatel kompletně u konkrétního úkolu vykázal.
Ruční vykazování odpracovaného času
Vykazování času či nákladů nad úkoly i podúkoly vám umožní sledovat finanční stránku projektu z pohledu reálných čísel.
Klikněte vpravo od názvu úkolu/podúkolu na ikonku hodin (nebo již vykázanou částku). Objeví se okno, ve kterém můžete zadat čas a/nebo hodinovou sazbu. Po uložení se čas s hodinovkou vynásobí a vás první výkaz je na světě. K výkazu můžete napsat poznámku nebo ho vykázat zpětně na konkrétní datum.
Zadávat můžete jak pouze finanční náklad, tak i časový údaj. Není třeba vždy zadávat obojí.
Stejným způsobem můžete ručně vykazovat také u podúkolů. Přejděte na detail podúkolu nebo modální okno a přes ikonu hodin vykazujte čas i peníze.
Editace výkazů
Editovat vlastní výkazy můžete buď na stránce Měření času nebo přímo u úkolů a podúkolů. Pokud jste kapitán nebo Správce projektu, můžete u pod/úkolů v projektu editovat i existující výkazy ostatních. Stačí kliknout vpravo na ikonu tužky u výkazu a otevře se list výkazů k editaci.
Pokud výkaz smažete, vyskočí vám v levém dolním rohu zelené okno, kde můžete kliknutím na vrátit akci zrušit. Tato možnost je jak na stránce měření času, tak přímo u úkolů a podúkolů.
V případě smazání výkazu jiného uživatele se objeví modální okno, ve kterém je potřeba tuto akci potvrdit. Uživateli pak přijde notifikace s touto informací.
Výkaz jako náklady
K výkazům u úkolu a podúkolu můžete přistoupit i jako k nákladům, které byly s úkolem spojené. Např. nákup materiálu nebo placení obchodní večeře. Nemusíte zadávat čas a zadáš jen částku. Mějte vždy náklady přiřazené k položce se kterou souvisí. Podívej se jak můžeš výkazy či náklady ve Freelu fakturovat.
Freelo si pamatuje u každého projektu poslední použitou hodinovku u každého uživatele. Vykazování je tak rychlé.
Hodinová sazba uživatele
Svým kolegům může Správce projektu nebo kapitán nastavit hodinovou sazbu, kterou se bude rovnou násobit naměřený čas. Hodinovka se nastavuje v sekci Uživatelé, kterou najdete v horním menu na stránce projektu.
Každý člen týmu vidí pouze svoji hodinovku. Kapitán a Správce projektu vidí hodinovou sazbu všech. Kliknutím na checkbox zámku hodinovou sazbu uzamknete a uživatel si ji nemůže sám změnit.
- Kapitán projektu: kapitán si může nastavit vlastní hodinovou sazbu, která se mu bude násobit vykázaným časem – tato hodinovka nejde uzamknout.
- Správce: každý správce může uzamknout hodinovku přizvaným uživatelům i ostatním správcům – pokud potřebuje někdo hodinovku odemknout, tak může kontaktovat jak kapitána, tak libovolného jiného správce.
- Přizvaný uživatel: přizvaný uživatel nemá možnost hodinovku sám sobě zamknout ani odemknout.
Hromadné zadávání hodinové sazby
V rámci našeho tarifu Business je možné nastavit hodinovou sazbu i pro více projektů naráz.
Stačí v Business panelu přejít do sekce Uživatelé, kde přes trojtečkové menu konkrétního kolegy zvolíte možnost Hodinová sazba.
Potom už jen vyberete konkrétní částku (pro každou měnu), projekty a můžete zvolit i další možnosti, jako nastavení hodinovky pro budoucí projekty nebo nastavení více uživatelům.
Hodinová sazba kapitána
Pokud jste kapitán placeného režimu nebo máte nastavenou roli Firemního kapitána, můžete hodinovou sazbu nastavit i sám sobě. Nastavení je stejné jako u ostatních uživatelů.
Tohle všechno zvládnete v Business panelu na jednom místě. Narozdíl od ostatních uživatelů tuto hodinovou sazbu nelze uzamknout.
Práce s výkazy
Výkazy můžete z Freela snadno exportovat a dál s nimi pracovat např. v Excelu, filtrovat, fakturovat a procházet.
Přejděte do sekce Reporty v modré horní liště > sekce Výkazy > Denní výkazy nebo tabulkové zobrazení Týdenní a měsíční výkazy.
Filtrovat (1) můžete podle měny projektu, autora výkazu (uživatele), projektu nebo časového období. Vyfiltrovaný pohled lze exportovat do CSV tabulky (2).
Uživatelská práva u výkazů
Kapitán i Správce projektu vidí výkazy, všech přizvaných uživatelů automaticky. Žádný přizvaný uživatel jim svůj výkaz na projektu nemůže skrýt.
Každý uživatel se ale může rozhodnout, kterému dalšímu přizvanému uživateli chce výkazy na konkrétním projektu ukázat.
Na detailu projektu v horním menu přejděte do sekce Výkazy.
Přes ikonu v pravém horním rohu Kdo vidí moje výkazy můžete nastavit sdílení s dalšími uživateli, kteří nejsou vlastníkem ani správcem projektu. Tato funkce umožňuje transparentnost týmu.
Objeví se řádek Moje výkazy ukazuji uživatelům: a seznam lidí. Kliknutím můžete přidat nebo odebrat uživatele.
Přiřadit práva u výkazů lze i celým týmům. Stačí kliknout na název týmu.
Filtrovat si můžete pomocí přesný datumů. Po kliknutí na šipku se v daném definovaném rozsahu posune výkaz o danou hodnotu.
Pokud nastavíte například od 1. ledna – 12. ledna a kliknete levou šipkou dostanete se na jeden klik k datu 20. prosince – 31. prosince. Posune se tedy filtr o 12 dní.
Výkazy v podúkolech
Výkazy z podúkolů se kumulují u nadřazeného úkolu, kde se zobrazí jako suma. Jak pracovat s podúkoly najdete v samostatné nápovědě, kde je také video.
Jak vykazovat v podúkolech
Výkaz u podúkolu přidáte stejným způsobem jako u úkolu. Můžete využít ruční zadávání nebo spustit měření času.
Přes ikonu hodin
Na detailu podúkolu klikni na ikonu hodin a ručně doplňte výkaz. Zde můžete rovnou zapsat poznámku k činnosti, zadat hodinovou sazbu/finanční náklad nebo čas. Není nutné vyplňovat částku i čas, můžete zadat pouze jedno z toho.
Přes ikonu play
Na detailu podúkolu nebo v jeho modální okně, které vyvoláte klávesovou zkratkou myš nad podúkolem + Q (případně přes bublinu s počtem komentářu vpravo od názvu podúkolu) můžete spustit měření. Měření času se spustíš přes ikonu play.
Měření času
V sekci Měření času, kterou najdete v horní modré liště, přejdete na Všechna měření. Zde můžete k jednotlivým měřením přiřazovat podúkoly i úkoly. Pro přehled k jakému úkolu podúkol patří slouží drobečková navigace pod názvem podúkolu.
