Freelo nabízí propojení s Make – automatizační no-code platformou. Tahle integrace vám umožní prostřednictvím API napojit Freelo na další aplikace a vytvořit si tak vlastní automatizovaný proces. Chcete například, aby se vám vykázaný čas ve Freelu zapsal do Excelu? Nebo se vytvořil projekt poté, co v CRM dopadne zakázka? Tohle a daleko více umí právě Make. Je k tomu potřeba pouze vyklikat správně tzv. scénář, který bude požadované akce dělat 24 hodin denně bez vašeho zásahu.
Vytvoření scénáře
Propojením, které v Make vytvoříte, se říká scénáře. Poté, co si vytvoříte v Make účet a projdete úvodním seznámením, a poté se můžete pustit do toho. Přejděte do úvodní sekce Organizace nebo Scénáře a vpravo nahoře zvolte Vytvořit nový scénář.
Zobrazí se stránka pro nový scénář. Pro svůj požadovaný proces vyberte přes ikonu PLUS první aplikaci a akci, která v ní má probíhat. Každá aplikace nabízí spoustu specifických akcí (modulů), které v ní lze dělat.
Propojení Freelo účtu s Make
Jakmile do scénáře vyberete Freelo a akci v něm, je potřeba vybrat účet, který chcete s Make propojit.
- V části Connection klikněte na Add.
- Zadejte název nového spojení, které se vám bude v budoucnu v části Connection zobrazovat v nabídce.
- Klikněte na Uložit.
- Vyskočí vám okno pro autentizaci Freelo účtu. (Pokud jste již ve Freelu přihlášený, tento krok se přeskočí.)
- Poté proběhne autorizace – Make vám požádá o přístup k vašemu účtu.
A je hotovo! Freelo máte s Make propojené a můžete dovyklikat nastavení požadované akce.
K propojení je v Make k dispozici přes tisíc aplikací, které si můžete prohlédnout tady. Pokud jste nenašel požadovanou aplikaci v nabídce, můžete využít moduly HTTP či View DNS (najdete též v nabídce modulů při tvorbě scénáře), díky kterým je jakákoli aplikace s API napojitelná. V nabídce jsou také webhooky, které můžete vytvořit například pro své webové stránky.
Seznam propojení dalších aplikací s Make, které jste vytvořil, najdete v sekci Spojení. Zde můžete svá spojení odstranit, upravit jejich název, znovu vyžádat autorizaci nebo je ověřit.
Seznam všech vytvořených webhooků najdete v sekci Webhooky.
Práce se scénářem
V integraci Freela a Make využíváme částky se dvěma desetinnými místy, ale kvůli zaokrouhlování bez desetinné čárky.
Při práci se scénářem je k dispozici řada funkcí v dolní části stránky:
- Ikona PLAY pro jednorázové spuštění scénáře – hodí se pro otestování čerstvě vytvořeného scénáře.
- Nastavení doby časového plánu, ikona pro jeho zapnutí/vypnutí.
- Ovládání – v této části se nachází i volba uložit scénář, ale nebojte, pokud byste scénář zapomněil uložit a přecházeli v rozhraní Make jinam, vyskočí vám okno s upozorněním a nabídkou uložit změny.
- Nástroje.
- Oblíbené – zde se ukládají 4 aplikace, které ve scénáři použijete nebo které si do téhle sekce přidáte přes ikonu PLUS, a můžete je rovnou odsud přidat do plánu scénáře.
Úpravy můžete provádět i přímo v poli scénáře. Když najedete na konkrétní modul nebo spojení kurzorem myši a kliknete pravým tlačítkem, zobrazí se vám možnosti.
Kliknutím levého tlačítka myši můžete upravit časový plán, nastavení modulu nebo spojení. Funkcí drag&drop můžete jednotlivé moduly přesouvat, přetahovat napojení, pohybovat se ve scénáři apod. Kolečkem myši celou mapu propojení oddálit/přiblížit.
Úprava existujícího scénáře
Pro úpravu scénáře, který jste již v minulosti vytvořil, přejděte do sekce Scénáře > vybraný scénář > Upravit v pravém horním rohu.
Jakmile potřebné změny provedete, nezapomeňte je uložit. Ikona pro uložení se nachází v dolní části scénáře.
Přehled scénářů
Seznam všech aktivních a neaktivních scénářů najdete v sekci Scénáře. Zde můžete scénáře například smazat, duplikovat nebo přesouvat do složek.
Defaultně jsou v této sekci 4 složky (Vše, Aktivní scénáře, Neaktivní scénáře, Koncepty). Pokud se chystáte mít scénářů více, nabízí se vytvořit si vlastní složky pro přehlednost. Složku vytvoříte pomocí ikony PLUS v šedém sloupci vlevo.
Scénáře do složek přesunete buď tažením myši (drag&drop) nebo kliknutím na možnost Přesunout do složky… pod ikonou šipky v řádku scénáře viz ukázka níže.
Freelo moduly
Seznam modulů, které lze při vytváření vlastního procesu (scénáře) z Freela nastavit, je vypsaný tady.
Při zadávání Freelo modulu do scénáře je seznam pro lepší orientaci rozdělený podle struktury Freela. Daný modul můžete vyhledat i přes pole pro vyhledávání.
Typy modulů
- Spouštěče – to jsou moduly s okamžitým efektem. Při použití spouštěče na začátku scénáře se u něj objeví místo bubliny hodin bublina s bleskem. Spouštěče jsou také odlišeny ve vyhledávání modulů štítkem OKAMŽITÝ.
- Akce
- Vyhledávání
Může se vám také hodit rozsáhlá nápověda od Make.
Praktické příklady
Freelo a Slack
Díky propojení Freela a Slacku můžete dostávat do vámi vybraného kanálu zprávy na různé události ve Freelu – nově vytvořený úkol, upravený výkaz nebo třeba nový komentář u úkolu.
Freelo a Google Sheets
Výkazy z Freela můžete posílat rovnou do Google Sheetu, můžete tak s těmito daty rovnou pracovat v tabulkovém editoru.
Kombinace Freelo, Slack a Google Sheets
Můžete to ale různě kombinovat, informace např. o změně výkazu, novém úkolu apt. můžete přijít tako zpráva do Slacku, zároveň i jako informace do tabulky.
Automatizace kroků ve Freelu
Vytvoření nového úkolu
Pomocí Make můžete automatizovat i určité kroky ve Freelu. Například si můžete nastavit, že dokončení jednoho úkolu v určité projetu vyvolá vytvoření úkolu dalšího.
Nastavení data u nově vytvořeného úkolu
Také můžete vytvořit scénář, který při vytvoření nového úkolu automaticky přiřadí do názvu úkolu aktuální datum ve vybraném formátu. Toto nastavení se skvěle hodí například pro opakované úkoly, které mohou v kombinaci s tímto Make nastavením vytvářet opakované úkoly, které budou mít vždy v názvu aktuální datum.
Freelo a GitLab/GitHub
Můžete udělat úkol přímo z GitLabu do Freela. Pokud máte v GitLabu issue, ze kterého potřebujete mít následně ještě úkol ve Freelu, vytvořte toto propojení:
A naopak – pokud vám někdo zadal úkol nebo komentář do Freela, můžete z toho naopak vytvořit issue v GitLabu takto:
