Každá událost, ať už větší nebo menší, s sebou nese celou řadu aktivit a úkolů, které je třeba včas zařídit – aby vše v den D klaplo. Využijte tento přehledný seznam úkolů a na nic podstatného nezapomenete.
Ukázka veřejné šablony ve Freelu
Použij tuto šablonu ve svém Freelu
= 6 měsíců před akcí
Definovat základní parametry události
Vybrat a zamluvit lokalitu a prostory
Sestavit rozpočet
- Ubytování
- Catering
- Pronájem prostor
- Vybavení, ozvučení, technika
- Řečníci, účinkující
- Cestovní náklady
- Eventový personál
- Marketingové náklady
- Pojištění
- Rozpočet připnout k projektu, případně nastavit na jednotlivé To-Do listy
Sestavit eventový tým
Sestavit celý plán organizace akce
Domluvit řečníky, moderátora a jiné vystupující
Domluvit sponzory
Vytvořit web akce
- Zajistit prodej lístků https://www.simpleshop.cz/vstupenky/
- Domluvit osobně s každým účinkujícím detaily, medailonek na web
- Udělat událost na Facebooku
- Sociální účty akce
Zajistit propagaci akce
- Partneři akce
- Reklama na sociálních sítích
- Newsletter
- Google vyhledávání
- Influenceři
- Agregátory událostí
- Zvolit oficiální hashtag
Zajistit a objednat catering
= Měsíc před akcí
Poslat připomínku všem účastníkům
Sestavit záložní plány pro případ selhání
Sestavit harmonogram, scénář a checklist akce
Seznámit každého člena týmu přesně s instrukcemi k akci
Shromáždit a zkontrolovat všechny objednané předměty nebo služby
= Den před akcí
Provést zkoušky techniky atd.
Zkontrolovat jestli je skladem vše co má být skladem na akci
Vyzkoušet registraci pro vstup na akci
Vytisknout materiály, scénáře, checklisty
= Po události
Dát dohromady finanční reporty
Poděkovat všem účastníkům a partnerům
Posbírat zpětnou vazbu
Aktualizovat checklisty a šablony na příští událost